Braki w aktach osobowych pracownika – jak uniknąć konsekwencji prawnych

Obecny dyrektor może ponieść konsekwencje zaniedbań poprzedników. Aby temu zapobiec, należy podjąć czynności zmierzające do ustalenia, co stało się z brakującymi dokumentami, i próbę ich odnalezienia.

W pierwszej kolejności należy zwrócić się do poprzedniego dyrektora przedszkola lub szkoły z pisemnym zapytaniem o przyczynę braków w dokumentacji i poprosić o wyjaśnienie, co stało się z dokumentami, które powinny być gromadzone w aktach pracownika (czy uległy one zniszczeniu bądź zaginięciu, czy też np. znajdują się poza aktami osobowymi, w odrębnym pliku dokumentów).

Zalecane byłoby również zwrócenie się do pracownika o udostępnienie pracodawcy egzemplarza dokumentu znajdującego się w jego posiadaniu w celu wykonania kserokopii oraz umieszczenie tej kserokopii w aktach osobowych do czasu odnalezienia oryginału przez pracodawcę. Należy także rozważyć zawiadomienie o tej sytuacji Państwowej Inspekcji Pracy, wskazując, że jest ona wynikiem zaniedbań przed objęciem funkcji przez obecnego dyrektora (podejrzenie popełnienia wykroczenia – art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy).

Jeżeli w aktach osobowych pracownika brakuje umowy o pracę, należy pracownikowi wystawić pisemne potwierdzenie warunków zatrudnienia, określające strony umowy, jej rodzaj i szczegółowe warunki zatrudnienia (wymiar etatu, wysokość i składniki wynagrodzenia).

Nawet jeżeli pracownik nie był zatrudniany przez Ciebie, to Twoim obowiązkiem jest w momencie ustalenia braku umowy w aktach osobowych pisemne potwierdzenie warunków zatrudnienia.  Niepotwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę stanowi wykroczenie pracodawcy zagrożone karą grzywny.

Ujawnione w toku kontroli braki w dokumentach gromadzonych w aktach osobowych pracownika należy uzupełnić. Nie ma jednak podstaw prawnych, aby antydatować taką dokumentację. Uzupełniając dokumentację, należy chronologicznie wpiąć taki dokument w akta osobowe pracownika. Można dodatkowo dołączyć pismo przewodnie wskazujące, że różnica w datach związana jest z ujawnieniem nieprawidłowości, których dopuścił się poprzedni dyrektor.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Ułożenie chronologiczne nie odnosi się do dat powstania dokumentów, lecz do dat, w których pracownik przedłożył dokumenty pracodawcy.

Ponosisz odpowiedzialność za braki lub nieprawidłowości w prowadzeniu akt osobowych pracownika, nawet wówczas gdy powstały one w wyniku zaniedbań poprzednika. W razie stwierdzenia nieprawidłowości natychmiast podejmij czynności ukierunkowane na uzupełnienie braków.

Nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Brak dokumentacji zatrudnienia, jej niekompletność lub niewłaściwe prowadzenie stanowi podstawę do zastosowania sankcji wobec dyrektora przedszkola. Takie działanie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny od 1.000 do 30.000 zł, która może zostać nałożona przez inspektora pracy na skutek kontroli.