Braki w aktach osobowych pracownika – jak uniknąć konsekwencji prawnych

Kategoria: Stosunek pracy
Autor: Michał Mazur
Data: 10-07-2017 r.

Pracodawca jest obowiązany m.in. prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Nieprowadzenie akt osobowych stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny. Kto poniesie konsekwencje, jeżeli braki w dokumentacji powstały w czasie pełnienia funkcji przez poprzedniego dyrektora?

Obecny dyrektor może ponieść konsekwencje zaniedbań poprzedników. Aby temu zapobiec, należy podjąć czynności zmierzające do ustalenia, co stało się z brakującymi dokumentami, i próbę ich odnalezienia.

Ustal, co stało się z dokumentami pracownika…

W pierwszej kolejności należy zwrócić się do poprzedniego dyrektora przedszkola lub szkoły z pisemnym zapytaniem o przyczynę braków w dokumentacji i poprosić o wyjaśnienie, co stało się z dokumentami, które powinny być gromadzone w aktach pracownika (czy uległy one zniszczeniu bądź zaginięciu, czy też np. znajdują się poza aktami osobowymi, w odrębnym pliku dokumentów).

…i poproś go o pomoc w ich zgromadzeniu

Zalecane byłoby również zwrócenie się do pracownika o udostępnienie pracodawcy egzemplarza dokumentu znajdującego się w jego posiadaniu w celu wykonania kserokopii oraz umieszczenie tej kserokopii w aktach osobowych do czasu odnalezienia oryginału przez pracodawcę. Należy także rozważyć zawiadomienie o tej sytuacji Państwowej Inspekcji Pracy, wskazując, że jest ona wynikiem zaniedbań przed objęciem funkcji przez obecnego dyrektora (podejrzenie popełnienia wykroczenia – art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy).

Brak umowy o pracę – potwierdź zatrudnienie

Nawet jeżeli pracownik nie był zatrudniany przez Ciebie, to Twoim obowiązkiem jest w momencie ustalenia braku umowy w aktach osobowych pisemne potwierdzenie warunków zatrudnienia.  Niepotwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę stanowi wykroczenie pracodawcy zagrożone karą grzywny.

Dokumentów nie wolno antydatować…

Ujawnione w toku kontroli braki w dokumentach gromadzonych w aktach osobowych pracownika należy uzupełnić. Nie ma jednak podstaw prawnych, aby antydatować taką dokumentację. Uzupełniając dokumentację, należy chronologicznie wpiąć taki dokument w akta osobowe pracownika. Można dodatkowo dołączyć pismo przewodnie wskazujące, że różnica w datach związana jest z ujawnieniem nieprawidłowości, których dopuścił się poprzedni dyrektor.

…należy układać je chronologicznie

Ponosisz odpowiedzialność za braki lub nieprawidłowości w prowadzeniu akt osobowych pracownika, nawet wówczas gdy powstały one w wyniku zaniedbań poprzednika. W razie stwierdzenia nieprawidłowości natychmiast podejmij czynności ukierunkowane na uzupełnienie braków.

Nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Brak dokumentacji zatrudnienia, jej niekompletność lub niewłaściwe prowadzenie stanowi podstawę do zastosowania sankcji wobec dyrektora przedszkola. Takie działanie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny od 1.000 do 30.000 zł, która może zostać nałożona przez inspektora pracy na skutek kontroli.

Michał Mazur radca prawny, specjalista prawa pracy i prawa administracyjnego uzupełnienie – Marta Wysocka, specjalistka w zakresie prawa oświatowego

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Jak nauczyć dziecko dbania o porządek

pobierz

Jak oduczyć dziecko przeklinania

pobierz

Nowe zasady oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów

pobierz

Reforma oświaty

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

Array ( [docId] => 40541 )
Array ( [docId] => 40541 )

Array ( [docId] => 40541 )