Umowa terminowa nie została zgłoszona do PIP – co zrobić, aby uniknąć grzywny?

Po zmianie przepisów prawa pracy z 22 lutego 2016 r. pracownik niepedagogiczny może pracować na czas określony w tym samym przedszkolu lub szkole nie dłużej niż 3 miesiące dni i można zawrzeć z nim maksymalnie trzy umowy terminowe.W wyjątkowych sytuacjach umowę terminową można nawiązać bez względu na obowiązujące limity. Dotyczy to umów zawieranych:

1)    w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

2)    w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,

3)    w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,

4)    w przypadku gdy dyrektor przedszkola lub szkoły wskaże obiektywne przyczyny zatrudnienia terminowego leżące po jego stronie

–      jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

Ze wskazywaniem „obiektywnych przyczyn” wiąże się jeszcze jeden obowiązek. Chodzi o zgłoszenie faktu zawarcia takiej umowy do okręgowego inspektora pracy, w ciągu pięciu dni roboczych od dnia zawarcia umowy, wskazując na przyczynę jej zawarcia.

Brak zgłoszenia faktu zawarcia umowy na czas określony na zasadach szczególnych może skutkować wystąpieniem przez inspektora PIP, za zgodą pracownika, do sądu pracy z powództwem o ustalenie istnienia stosunku pracy zawartego na czas nieokreślony. Możemy mieć więc do czynienia z sytuacją, w której umowa na czas określony zawierana jest słusznie, ale zaniedbania w wykonaniu obowiązku zawiadomienia PIP spotkają się z aktywną reakcją inspekcji.  Bezpośrednie konsekwencje może ponieść także dyrektor przedszkola lub szkoły. Przepisy Kodeksu pracy przewidują grzywnę w wysokości od 1.000 do 30.000 zł za brak zawiadomienia okręgowego inspektora pracy o zawarciu umowy o pracę na czas określony na zasadach szczególnych oraz wskazania przyczyn zawarcia takiej umowy w terminie pięciu dni roboczych od dnia jej zawarcia.

Gdyby sytuacja taka powtarzała się i nie stanowiła jednorazowego błędu, ale uchybienie, któremu można przypisać cechy uporczywego lub złośliwego łamania prac pracowniczych, to stanowiłoby to przestępstwo określone w art. 218 Kodeksu karnego. Osoba, która się go dopuszcza podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat trzech.

W przypadku uchybienia terminu na zgłoszenie zawarcia umowy na czas określony dyrektor przedszkola powinien niezwłocznie to uczynić, a jeżeli dotrzymaniu terminu stanęły na drodze okoliczności niezależne od pracodawcy, to należy to w zgłoszeniu wskazać. Błędne natomiast byłoby rozumowanie tego rodzaju, że skoro zgłoszenia nie dokonano w terminie, to lepiej go nie składać wcale.

Uzasadnieniem dla znowelizowanych przepisów jest niewątpliwe wyposażenie PIP w instrumenty kontroli, czy stosowanie umów na czas określony nie jest nadużywane. Jeżeli więc faktycznie istnieje uzasadnienie dla decyzji dyrektora o zawarciu kolejnej lub długotrwałej umowy na czas określony, to należy przekazać właściwe zgłoszenie PIP i racjonalnie uzasadnić decyzję pracodawcy. Forma zgłoszenia już po upływie ustawowego terminu nie powinna odbiegać od zgłoszenia podstawowego. Nie na formę zwraca tu zresztą uwagę ustawodawca, ale na realność i zasadność zawarcia kontraktu terminowego.