Koszty uzyskania przychodu przedsiębiorcy w podróży służbowej

Definicja podróży służbowej znajduje się w Kodeksie pracy. Odnosi się ona jedynie do pracowników, którzy na polecenie swojego pracodawcy wykonują zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze także bywają w podróżach służbowych i to wcale nie jest rzadkością. Co z ich dietami i możliwością rozliczenia kosztów? 

Ważne: Każdy wyjazd poza miejsce wykonywania działalności gospodarczej (określone we wpisie) związany z prowadzoną działalnością gospodarczą, jest podróżą służbową. Przedsiębiorca może w takim przypadku zaliczyć przysługujące mu diety do kosztów uzyskania przychodów - wyrok NSA z 15 września 2005 r. - FSK 2175/04

Wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu oraz zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu, są kosztami uzyskania przychodu. W przypadku podróży służbowej, zorganizowanej w celu związanym z prowadzoną działalnością gospodarczą, przedsiębiorca może odliczyć wydatki poniesione na tę podróż, jako koszty uzyskania przychodu. Jednak warto, aby dysponował dowodem, że podróż faktycznie odbywała się w celach związanych z działalnością. Mogą to być np. zebrane zamówienia, faktury, czy dokumenty wymieniane z kontrahentami. 

W kosztach uzyskania przychodu powinny znaleźć się jedynie wydatki racjonalnie uzasadnione. Nie ma więc ograniczeń, jeśli chodzi o wybór środków transportu wykorzystywanych w podróży - trzeba jedynie stosować zasady racjonalnego doboru. Kosztem uzyskania przychodu będzie cena za bilet na pociąg, autobus, czy samolot. 

Ważne: Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na rozliczenie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych nie mogą rozliczyć kosztów podróży służbowej. 

Jeśli do podróży służbowej będzie wykorzystywany samochód, sposób rozliczenia kosztów jest uzależniony jest od tego, czy jest on firmowym środkiem trwałym. 

Ważne: Przedsiębiorca odliczy 100% wydatków na użytkowanie samochodu w podróży służbowej, jeśli jest on firmowym środkiem trwałym i jest dla niego prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu. Brak ewidencji uprawnia do odliczenia jedynie 75% wydatków. Jeśli do podróży służbowej jest wykorzystywany samochód prywatny - niebędący majątkiem firmy - można odliczyć 20% wydatków na jego użytkowanie. 

Wydatki na podróż służbową są co prawda kosztami uzyskania przychodów, jednak mylne jest założenie, że przedsiębiorca może w swoich kosztach rozliczyć wszystkie wydatki na wyżywienie. W tym przypadku obejmują go analogiczne rozliczenia jak pracowników. 

Ważne: Diety są rozliczane w formie ryczałtu. 

Mimo to, trzeba je odpowiednio udokumentować. Warto sporządzić dowód wewnętrzny, na którym znajdzie się m.in. cel podróży, docelowa miejscowość, liczba godzin i dni przebywania w podróży służbowej, a także stawka i wartość przysługujących diet. 

Wysokość diety wynosi 30 zł za dobę. Jednak kwota ta jest modyfikowana w zależności od długości trwania podróży. W przypadku wyjazdu krótszego niż 8 godzin dieta nie przysługuje w ogóle. Za podróż od 8 do 12 godzin można otrzymać jedynie 15 zł diety, jej pełna wysokość dotyczy podróży przekraczającej 12 godzin.

W przypadku podróży trwającej dłużej niż dobę - pełna wysokość diety przysługuje za każdą dobę, a za niepełnę, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin - 50% diety. 

Koszty noclegów są rozliczane na podstawie faktur bądź rachunków. W przeciwieństwie do pracowników, przedsiębiorca nie musi stosować żadnych limitów.