Wpłacone po terminie składki ZUS – dowiedz się więcej

Wydatki poniesione przez pracodawcę na zapłatę zaległych składek ZUS stanowią koszty podatkowe w dacie zapłaty. Natomiast  nie można zaliczyć do kosztów podatkowych zapłaconych składek ZUS w części, w której powinny być sfinansowane przez zleceniobiorcę. Tak wyjaśnił dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej interpretacja indywidualna, nr 0115-KDIT2-3.4010.181.2017.1.KP).

Sprawa dotyczyła spółki, u której kontrola z ZUS wykazała nieprawidłowości. Przedsiębiorstwo zawarło z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą umowę o współpracy. W ramach tej umowy osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia na rzecz osoby fizycznej były również pracownikami spółki. Organ kontrolny stwierdził, że osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia należy uznać za pracowników i wnioskodawca jako płatnika składek musi zapłacić zaległe składki na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych. Przedsiębiorstwo zapłaciło zaległe składki

Wątpliwości dotyczyły tego, czy wartość zapłaconych za pracownika składek na ubezpieczenie społeczne pracodawca/podatnik może zaliczyć do kosztów zyskania przychodów. Spółka uważała, że tak.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej był innego zdania.

1    W odniesieniu do zapłaty zaległych składek w części przypadającej na pracodawcę, taki wydatek będzie koszem uzyskania przychodu.

Wydatki te należy zaliczyć do tzw. „kosztów pracowniczych”. Na spółce ciąży ustawowy obowiązek zapłaty przedmiotowych składek. Składki te stanowią koszty podatkowe w dacie ich faktycznej zapłaty.

2. Kwalifikacja do kosztów podatkowych zapłaconych składek ZUS, w części w której powinny być sfinansowane przez zleceniobiorcę, a zostały zapłacone przez pracodawcę.

Uiszczenie tych składek było konsekwencją błędnej kwalifikacji przez spółę zawartej umowy, a nie celowym działaniem nakierowanym na osiąganie przychodów.

Składki zapłacone „za zleceniobiorców” nie są ponoszone w celu uzyskania przychodów ani w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W konsekwencji, nie można zaliczyć ich do kosztów podatkowych.

KOMENTARZ EKSPERTA Izabela Nowacka specjalista ds. kadrowo-płacowych

Zaprezentowane stanowisko dyrektora KIS nie jest nowe. Już od kilku lat w wydawanych interpretacjach indywidualnych fiskus argumentuje, że zapłacone przez płatnika składek zaległe należności do ZUS, obojętnie, czy w części finansowanej przez pracownika czy zleceniobiorcę, nie służą ani uzyskaniu jakiegokolwiek przysporzenia ani nie przyczyniają się w żaden sposób do zabezpieczenia źródła przychodów (np. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, nr IPTPB1/415-667/13-4/MD). A takie cechy muszą wykazywać wszelkie koszty, wydatki, aby mogły wpływać na podstawę opodatkowania. Trudno tę argumentację podważyć.

Koszty uzyskania przychodów zostały zdefiniowane w sposób dość ogólny i przedsiębiorcy byliby w stanie praktycznie każdy wydatek uznać za celowy i sprzyjający uzyskiwaniu dochodów, gdyby nie konkretne ograniczenia w przepisach obu ustaw podatkowych. Ustawodawca, z kategorii kosztów wyraźnie wyodrębnił składki ubezpieczeniowe opłacane przez płatników z tytułu stosunku pracy lub zlecenia, normując kiedy, pod jakimi warunkami, mogą być zaliczane do kosztów uzysku.

Ze względu na to, że ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych rozkłada ciężar finansowania poszczególnych składek na płatnika i ubezpieczonego, do kosztów kwalifikowane są tylko składki w części ponoszonej przez płatnika (pracodawcę, zleceniodawcę). Wynika to wprost zarówno z art. 22 ust. 6bb i art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d ustawy o PIT , jak i z art. 15 ust. 4h i art. 16 ust. 1 pkt 57a i ust. 7d ustawy o CIT. Z kolei składki obciążające ubezpieczonego są przez płatnika jedynie potrącane z jego dochodu i odprowadzane do ZUS we właściwym terminie. Płatnik, który błędnie rozliczył składki i ma zaległość wobec ZUS, musi je zapłacić w całości, a więc zarówno w swojej części, jak i w części ubezpieczonego. Jednak opłacenie składek w ten sposób nie oznacza, że płatnik ma je w pełni także samodzielnie sfinansować. Nadal obowiązuje podział co do pokrywania składek, nawet "przeterminowanych".

Płatnik ma prawo zażądać od współpracowników zwrotu ich składek, które uiścił. A jeśli od tego odstępuje, to już jego wola. W ten sposób sam przyjmuje na siebie niejako "karę" za bezprawne zachowanie polegające na niewłaściwym ustaleniu obowiązku ubezpieczeniowego. Z kolei tego rodzaju wydatki, podobnie, jak inne kary, grzywny czy odsetki, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.  

Uzasadnienie fiskusa w tej materii znajduje aprobatę sądów. Przykładowo, w wyroku WSA w Kielcach z 24 kwietnia 2014 r. (sygn. akt I SA/Ke 129/14), sąd zauważył, że:

- przedmiotowe składki nie spełniają jednej z podstawowych cech definiujących kategorię podatkową "kosztów uzyskania przychodów" (pracodawca płacił zaległe składki, aby zrealizować swoje obowiązki wyłącznie, jako płatnika składek),

- okoliczność, że przedmiotowe składki dotyczą pracowników, nie może być wystarczającą przesłanką do uznania ich poniesienia za koszty uzyskania przychodów,

- zapłata przez pracodawcę za pracowników omawianych składek nie wynika z łączącego strony stosunku pracy.

Interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 października 2017 r., nr 0115-KDIT2-3.4010.181.2017.1.KP