Poznaj najważniejsze zasady dokumentowania przyjęcia środków trwałych do używania

Jednostki objęte ustawą o rachunkowości mają obowiązek ujmować operacje na podstawie prawidłowo sporządzonych dokumentów księgowych. Dokumenty zarówno w wersji papierowej, jak i te elektroniczne muszą spełniać kryteria określone w art. 21 ustawy o rachunkowości i być zabezpieczone zgodnie z wymogami art. 23 tej ustawy.

Dowód księgowy będący dokumentem dającym podstawę do wprowadzenia danego zdarzenia do ksiąg rachunkowych jest także stosownym dokumentem potwierdzającym fakt poniesienia kosztu, do celów podatku dochodowego. Niemniej jednak do celów podatkowych istotne jest nie tylko potwierdzenie faktu zaistnienia zdarzenia gospodarczego (tj. faktu poniesienia kosztu), ale również potwierdzenie, iż koszt ten został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

 

W przypadku otrzymania od kontrahenta faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej to on stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu.

Natomiast ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają szczególnych ograniczeń w zakresie sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie, pod warunkiem że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych.

Podstawą księgowania przychodu środków trwałych są przede wszystkim takie dokumenty jak: faktura, względnie protokół odbioru obiektu powstałego w procesie inwestycyjnym, protokół zdawczo-odbiorczy wraz z decyzją kompetentnego organu dotyczącą przekazania nieodpłatnego, zestawienie różnic inwentaryzacyjnych (w zakresie nadwyżek) oraz akt darowizny lub spadku. Dowodami rozchodu środków trwałych są najczęściej protokoły postawienia w stan likwidacji, protokoły zdawczo-odbiorcze zarządzonego przekazania nieodpłatnego, protokoły szkód, zestawienie różnic inwentaryzacyjnych (w zakresie niedoborów).

Jeśli w polityce rachunkowości znajdzie się stosowny zapis, to w sytuacji, gdy dokument pierwotny zawiera wszystkie potrzebne dane, nie będzie konieczności wystawiania dodatkowego dokumentu wtórnego, jakim jest „OT”– dowód przyjęcia środka trwałego.

Jednak wszystkie te dokumenty muszą spełniać wymogi wynikające z art. 21 ust. 1 UoR, to znaczy muszą zawierać:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów

  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przy czym można zaniechać zamieszczania na dowodzie podpisów wystawcy i osoby, od której albo której wydano/ przyjęto składniki majątkowe oraz dekretacji, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Dowód przyjęcia środka trwałego – OT – stanowi udokumentowanie zakończonych inwestycji polegających na zakupach składników majątkowych przekazanych bezpośrednio do użytkowania, a także łącznie z protokołemodbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji jest udokumentowaniem zakończonych robót budowlano-montażowych.

Do faktury dokumentującej zakup środka trwałego powinien (jeśli instrukcja wewnętrzna nie stanowi inaczej) być dołączony dokument OT, w którym wskazuje się miejsce użytkowania środka trwałego, osobę materialnie odpowiedzialną (z podpisem osoby materialnie odpowiedzialnej) oraz kwalifikację rodzajową środka trwałego.

Więcej na ten temat przeczytasz w nowym miesięczniku „Dokumentacja księgowa w praktyce” >>

Katarzyna Trzpioła, szkoleniowiec, wieloletni praktyk

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Wykorzystanie firmowego auta do celów prywatnych

pobierz

Księgowanie zdarzeń gospodarczych w pytaniach i odpowiedziach

pobierz

5 błędów w księgowaniu środków trwałych

pobierz

Ewidencja różnic kursowych zgodnie z UoR i MSR

pobierz

Polecane artykuły

Array ( [docId] => 39316 )
Array ( [docId] => 39316 )

Array ( [docId] => 39316 )