Dobrze skonstruowana polityka samochodowa i umowa wynajmu długoterminowego nie wystarczą, jeśli sposób oraz intensywność korzystania z pojazdów firmowych nie będą kontrolowane. Niewłaściwe lub nadmierne użytkowanie pojazdów może powodować:
-
zły stan techniczny,
-
zniszczenie powierzchni lakierniczej i wnętrza pojazdu,
-
nadmierny przebieg.
Zły stan techniczny
Kierowca powinien mieć obowiązek dbania o pojazd służbowy. Można to wyegzekwować za pomocą zapisów polityki samochodowej. Należy wymagać, aby kierowcy odwiedzali serwisy w celu napraw i przeglądów okresowych. Często zdarza się, że kierowca zaniedbuje przeprowadzanie przeglądów okresowych, co doprowadza do odmowy naprawy gwarancyjnej i skutkuje poniesieniem wysokich kosztów przez firmę.
Można tego uniknąć, jeżeli przeprowadzi się szkolenia na temat obowiązków wynikających z korzystania z samochodów firmowych. Jeśli zdarzą się osoby, które nie będą chciały dbać o powierzone im auta, należy konsekwentnie egzekwować od nich rekompensatę zaistniałych strat.
Zniszczenie lakieru i wnętrza pojazdu
Tego typu defekty zwiększają koszty związane z przywróceniem samochodu do dobrego stanu po okresie wynajmu lub zmniejszają wartość auta, jaką można byłoby uzyskać przy sprzedaży. Dlatego należy wymagać, żeby każde uszkodzenie pojazdu było zgłaszane i usuwane. Wówczas, podpierając się polityką samochodową, będziemy mogli obciążyć kierowców uzasadnionymi kosztami.
Idealna sytuacja to taka, kiedy w przekazaniu pojazdu uczestniczą menedżer floty lub osoba przez niego wyznaczona. Gdy jest to duża flota operująca na terenie kraju nie zawsze jest to możliwe. Wtedy zarządzający powinien wyznaczyć osobę, która będzie uczestniczyła w przekazaniu samochodu i będzie za to odpowiedzialna. Mając wiedzę o uszkodzeniach, można zorganizować naprawę, a odpowiedzialnego za ich powstanie pracownika obciążyć kosztami. W ten sposób zadbamy, aby samochód przed przekazaniem kolejnej osobie był naprawiony. Wtedy jest większa szansa, że nowy kierowca będzie bardziej szanował auto, które otrzymał w nienagannym stanie. Gdy menedżer wie o uszkodzeniach pojazdów przed zdaniem ich po zakończeniu leasingu, może podjąć działania, które zredukują wydatki. Można to uzyskać, stosując technologie smart, czyli inteligentnych drobnych napraw i maskowania uszkodzeń. Maskując wypalenie w tapicerce za pomocą tej metody, zapłacimy np. 100 zł, zamiast 400 zł za wymianę poszycia siedziska czy oparcia.
Nadmierny przebieg
Samochody służbowe są użytkowane nie tylko w celach biznesowych, ale również prywatnych. Przeważnie pracownik zobowiązany jest wtedy tylko do ponoszenia kosztów paliwa. Jednak jest to pułapka, ponieważ kosztem dodatkowych kilometrów nie jest wyłącznie paliwo. Jeśli w dokumencie flotowym nie zawrzemy kosztów związanych z korzystaniem z pojazdu w czasie prywatnym, możemy mieć niemiłą niespodziankę, kiedy przyjdzie renegocjować kontrakt leasingowy lub zapłacić za kilometry powyżej zakontraktowanego przebiegu. Firma wynajmu długoterminowego zrekompensuje sobie wyższe koszty utrzymania pojazdu w trakcie umowy oraz większą utratę wartości samochodu niż zakładała. Istnieje również większe prawdopodobieństwo wystąpienia szkód komunikacyjnych.
Jeśli zarządzający pozwala na to, żeby auto mogło być wykorzystywane do celów prywatnych, musi wprowadzić pewne zarządzenia w polityce samochodowej. Warto, by określił miesięczny przebieg, który jest niezbędny do wykonania obowiązków służbowych, dla każdego pracownika. Może być inny dla podwładnych poruszających się po różnych obszarach. Następnie dobrze jest określić przebieg prywatny, na który menedżer się zgadza i w obrębie którego pracownik będzie ponosił jedynie koszty paliwa. Kolejnym krokiem powinno być zdefiniowanie kosztów, które będzie ponosił kierowca po wygenerowaniu większego przebiegu niż ten, na który zgodziła się firma. Pracownik powinien być obciążany kosztami zryczałtowanymi za każdy dodatkowy kilometr.
Takie działanie ograniczy częste jazdy prywatne, które wynikają z braku ograniczeń kosztowych. Ponadto pozwoli uzyskać firmie zwrot części wydatków, jeśli kierowca będzie jeździł w celach prywatnych. Z uzyskanej w ten sposób sumy pieniędzy dobrze jest stworzyć fundusz, z którego będą rekompensowane koszty nadkilometrów, dodatkowych przeglądów itp. Wprowadzenie tego typu zasad nie jest łatwe. Trzeba znać przebieg służbowy niezbędny do wykonywania obowiązków. Często trudno jest określić przebieg lub bywa on zmienny w miesiącach. W związku z tym pomocne są systemy GPS w samochodach. Innym sposobem może być zainstalowanie w samochodzie przełącznika, który będzie rejestrował wszystkie przebiegi.
Bartłomiej Wiśniewski, car fleet and telecommunication department manager Provident Polska
Zobacz także:
