Zarządzający transportem pojazdami do 3,5 t. – decyzja do 21 maja 2022 r.

Począwszy od 21 maja 2022 r. firma posiadająca busy o DMC powyżej 2,5 tony (wartość liczona łącznie z przyczepką w przypadku zespołu pojazdów) będzie musiała posiadać licencję transportową. Licencja dotyczyła będzie jednak tylko transportu międzynarodowego oraz przewozów kabotażowych. W krajowych przewozach i wykonywanych na potrzeby własne, nic się nie zmienia.

Jedną z przesłanek uzyskania licencji na busa od 2,5 do 3,5 t. będzie wyznaczenie zarządzającego transportem. Obowiązek wyznaczenia zarządzającego transportem ma każda firma transportowa, od której wymagana jest fachowa wiedza na odpowiednio wysokim poziomie. Zapewnić to ma właśnie zarządzający transportem, który w sposób rzeczywisty i ciągły zarządza operacjami transportowymi firmy.

Warunek rzeczywistego związku zarządzającego transportem z przedsiębiorstwem spełniony jest przede wszystkim, gdy sam przedsiębiorca będący właścicielem lub udziałowcem odpowiada za operacje transportowe. W takim przypadku jest osobą bezpośrednio zaangażowaną w pracę własnej firmy.

Zarządzającym może być także każdy pracownik spełniający odpowiednie wymagania i mający w zakresie obowiązków zarządzanie operacjami transportowymi.

Funkcję zarządzającego transportem sprawował będzie najczęściej pracownik kadry kierowniczej, mający rzeczywisty wpływ na podejmowane decyzje i podległych pracowników. Osoba taka nie musi mieć wpływu na całość decyzji podejmowanych w przedsiębiorstwie, wystarczy faktyczny wpływ na decyzje dotyczące operacji transportowych.

W takich sytuacjach niewątpliwie będzie spełniony także warunek ciągłości zarządzania operacjami transportowymi, gdyż obowiązki wynikające z umowy o pracę obligowały będą do stałego wykonywania obowiązków pracowniczych.

Wyznaczenie osoby zarządzającej transportem spośród pracowników będzie też najkorzystniejszą formą - z punktu widzenia odpowiedzialności takiej osoby wobec przedsiębiorstwa.

Zakres odpowiedzialności takiej osoby wynikał będzie z przepisów Kodeksu pracy oraz oczywiście z zakresu obowiązków określonych przez pracodawcę. Pracodawca ma szeroki wachlarz instrumentów oddziaływania na osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę (różnego rodzaju środki finansowe oraz pozafinansowe, a także możliwość stosowania katalog sankcji w przypadku niewywiązywania się lub niewłaściwego wywiązywania się z powierzonych obowiązków).

W przypadku zatrudnienia pracodawca będzie również zainteresowany podnoszeniem kwalifikacji swojego pracownika poprzez kierowanie go na różnego rodzaju szkolenia, kursy dokształcające itp. Takie też założenie było podstawą pakietu drogowego tj. odpowiednie kwalifikacje zapewniający wysoki poziom świadomości prawnej oddziałujący na zapewnienie przestrzegania zasad uczciwej konkurencji oraz przestrzeganie warunków socjalnych kierowców.

Warto także dodać, iż postanowienia Kodeksu pracy obligują pracownika między innymi do dbałości o dobro pracodawcy oraz ochrony mienia zakładu pracy. Oznacza to, że osoby zarządzające transportem mają obowiązek podejmować wszystkie niezbędne czynności, które mają na celu m.in. utrzymanie floty samochodowej w należytym stanie. Szczegółowe zasady odpowiedzialności będą motywowały do jak najlepszego wywiązywania się ze swoich obowiązków wobec pracodawcy.

Oprócz wskazanych zalet zatrudnienia zarządzającego transportem na umowę o pracę są również wady, takie jak: wysokie koszty pracy, kwestie urlopowe, inne obowiązki wynikające z Kodeksu pracy. niewielkie firmy mogą mieć problem finansowy, gdyż może się okazać, iż koszty zatrudnienia zarządzającego powodować będą niekorzystny bilans ekonomiczny, co stoi w sprzeczności z zasadami zarobkowego prowadzenia działalności gospodarczej.

Z powyższych względów przepisy pakietu drogowego przewidują możliwość uzyskania zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego podmiotom, które nie spełniają wymogu posiadania kompetencji zawodowych, poprzez wyznaczenie na mocy innej umowy osoby do wykonywania zadań zarządzającego transportem w imieniu przedsiębiorcy – umowa cywilnoprawna.

Osoba taka musi spełniać takie same wymagania jak każdy zarządzający transportem, tj.: w sposób rzeczywisty i ciągły zarządzać operacjami transportowymi przedsiębiorstwa, posiadać miejsce zamieszkania na terenie Wspólnoty oraz posiadać kompetencje zawodowe potwierdzone odpowiednim certyfikatem kompetencji zawodowych (CKZ).

• Pakiet mobilności – kalendarium
• Czy pakiet mobilności dotyczy przewozów NPW busem do 3,5 t?
• Licencja na busy do 3,5 t: co to jest zdolność finansowa?

W przypadku zarządzającego transportem pracującego z zewnątrz, konieczne jest zawarcie odpowiedniej umowy. Dokument ten ma precyzować zakres obowiązków zarządzającego transportem. W umowie takiej muszą być zawarte minimalne zadania obejmujące co najmniej:

• utrzymanie i konserwację pojazdów,
• sprawdzanie umów i dokumentów przewozowych,
• podstawową księgowość,
• przydzielanie ładunków i usług kierowcom oraz pojazdom,
• sprawdzanie procedur związanych z bezpieczeństwem.

Oczywiście w takim przypadku umowa musi być zawarta w formie pisemnej. Do tego rodzaju umów będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.

Zasada swobody umów określona w przepisach prawa cywilnego daje dużą dowolność w kształtowaniu stosunków wiążących jej podmioty. W praktyce jednak najczęściej można spotkać się z umowami zlecenia z osobami fizycznymi lub też na zasadzie współpracy z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą.

Zatem w przypadku skorzystania z tzw. umów o zarządzanie (menadżerskich) decydujące będzie określenie zakresu obowiązków związanych z funkcją zarządzającego transportem, jak również zasady i zakres odpowiedzialność takiej osoby.

Kwestia odpowiedzialności leży nie tylko na płaszczyźnie zlecający/zleceniobiorca, ale także odpowiedzialności wobec organów kontrolnych.

Osoby zarządzające kierowcami oraz pojazdami na podstawie umów cywilnoprawnych ponoszą odpowiedzialność na zupełnie innych zasadach niż pracownicy.

W takich przypadkach więź pomiędzy przedsiębiorcą, a menadżerem będzie znacznie słabsza. Przedsiębiorca będzie miał znacznie mniejszy zakres możliwości oddziaływania oraz motywowania takiej osoby - za pomocą środków jakie przysługują wobec osoby zatrudnionej na umowę o pracę.

Ważne: Gdy zarządzającym jest osoba spoza firmy, czyli na umowie cywilnoprawnej, obowiązują limity dotyczące liczby firm oraz maksymalnej floty pojazdów. Ten sam zarządzający może obsługiwać maksymalnie cztery firmy, a łączna liczba pojazdów, którymi zarządza nie może przekraczać 50. W tym zakresie nie ma znaczenia jakim taborem dysponuje firma. Ograniczenie to nie dotyczy zarządzającego zatrudnionego na umowie o pracę.

Pracodawca wobec osoby zarządzającej transportem, współpracującej na zasadach zlecenia - nie będzie mógł dochodzić roszczeń na zasadach określonych w Kodeksie pracy. Będzie mógł jedynie wnosić roszczenia za niewykonanie bądź nienależyte wykonanie umowy.

Decydując się na umowę cywilnoprawną z osobą zarządzająca transportem w firmie przedsiębiorca powinien zadbać przede wszystkim o to, żeby w umowie przewidziano dokładny zakres jej obowiązków oraz zasady i zakres odpowiedzialności.

Warto podkreślić, iż zarówno ustawa o transporcie drogowym jak też postanowienia pakietu mobilności nie stawiają wymogów co do sposobu zatrudnienia takiej osoby.

Za umową cywilnoprawną będą przemawiały głównie niższe koszty. Jednak przy takiej formie wyznaczenia zarządzającego transportem (umowa cywilnoprawna) istnieje kilka ograniczeń:

• z tej możliwości mogą skorzystać tylko mikro przedsiębiorcy, czyli podmioty o niewielkiej liczbie pracowników oraz niskim obrocie rocznym (czyli przedsiębiorcy zatrudniający średniorocznie do 10 pracowników i osiągający obrót netto do 2 mln EURO).
• zarządzający może świadczyć usługi maksymalnie w 4 firmach, przy czym łączna flota nie może przekraczać 50 pojazdów.

Kolejną kwestią po wybraniu zarządzającego transportem jest obowiązek powiadomienia właściwego organu. Przepisy ustawy o transporcie drogowym przewidują dwie formy zgłoszenia: na piśmie lub w postaci elektronicznego dokumentu.

W przypadku przedsiębiorców obowiązek poinformowania właściwego organu o wszelkich zmianach, w tym także zmiany osoby zarządzającej transportem musi nastąpić nie później niż w ciągu 28 dni od dania powstania zmiany.

Niezgłoszeni zarządzającego w terminie 28 dni, może skutkować wszczęciem procedury cofnięcia licencji z uwagi na niespełnienie ustawowego obowiązku.

Przed wydaniem licencji wspólnotowej trzeba uzyskać zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, które oprócz GITD, może wydać także Starostwo Powiatowe właściwe ze względu na miejsce siedziby firmy.

Trzeba się jednak liczyć z tym, że każde starostwo może mieć wypracowane własne wzory wymaganych dokumentów. Urzędy wydające uprawnienia przewozowe we wzorach dokumentów zawierają odpowiednie oświadczenia dla zarządzającego transportem. Wobec tego nie ma obowiązku składania dodatkowych oświadczeń - jeżeli chodzi o ograniczenia dotyczące ilości obsługiwanych firm, czy też floty pojazdów. 

Ważne: Przepisy przewidują możliwość wykonywania działalności transportowej bez zarządzającego transportem, przez okres sześciu miesięcy. Dotyczy to jedynie sytuacji, gdy zarządzający transportem przestał wykonywać z różnych przyczyn swoje obowiązki (dotyczy firm już posiadających uprawnienia transportowe). Przy ubieganiu się o licencję - zarządzający musi być wyznaczony i wskazany organowi licencyjnemu.

W firmach dysponujących lekkim transportem odpowiedzialność zarządzającego transportem będzie wyglądała nieco inaczej niż w typowych firmach transportowych dysponujących transportem ciężkim. Wynika to z mniejszego zakresu wymagań dla tych podmiotów.

Zarządzający nadzorujący wyłącznie za transport pojazdami o dmc od 2,5 t do 3,5 t odpowiada za:

• badania lekarskie lub psychologiczne kierowców – 1000 zł kary za brak każdego badania,
• wyposażenie w wymagane dokumenty w tym wypis z licencji – 500 zł,
• stan techniczny pojazdów (usterki zaliczane jako niebezpieczne) – 500 zł,
• brak przeglądu technicznego – 200 zł.

W chwili obecnej katalog kar dla zarządzającego jest jeszcze ograniczony. Natomiast od lipca 2026 r. w lekkich pojazdach będą obowiązywały także tachografy – więc i odpowiedzialność zarządzającego będzie znacznie większa.