Co do zasady wadium zwracane jest wykonawcom natychmiast po wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.
Wyjątek stanowi sytuacja opisana w art. 46 ust. 4a–5 ustawy – Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z ich brzmieniem, zamawiający zatrzyma wadium jeżeli wykonawca w odpowiedzi na wezwanie nie złożył stosownych dokumentów wymaganych w postępowaniu. To samo tyczy się wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, a który odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie, nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy lub zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie tego wykonawcy.
Oznacza to zatem, iż jeśli wykonawca, wbrew wymaganiom specyfikacji istotnych warunków zamówienia, nie złożył wraz z ofertą na przykład ważnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, wystawionego na mniej niż 6 miesięcy przed dniem otwarcia ofert oraz nie uzupełnił tego braku na wezwanie zamawiającego, nie otrzyma zwrotu wadium.
