Zgodnie z art. 92 ustawy, niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający jednocześnie zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty m.in. o wyborze najkorzystniejszej z nich, podając nazwę i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru, nazwy i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację. Dodatkowo zamawiający informuje wykonawców o terminie, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta.
Wykonawca ma obowiązek zawrzeć z zamawiającym umowę w terminie określonym przez niego w zawiadomieniu, a także – jeśli zamawiający tego wymaga – wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy. Istotne postanowienia umowy zamawiający zamieszcza w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i są one znane wykonawcy jeszcze przed przystąpieniem do przetargu.
Niektórzy zamawiający zamieszczają również w formie załącznika do specyfikacji istotnych warunków zamówienia gotowy wzór umowy, jaka zostanie zawarta z wykonawcą, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza.
Jeżeli jednak wykonawca będzie się uchylał od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego lub nie wniesie wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.
