Pierwszą czynnością, którą powinien wykonać przedsiębiorca zainteresowany danym zamówieniem publicznym, jest dokładne zapoznanie się z dokumentacją przetargową. Zwykle zawiera ona wszystkie dane, pozwalające stwierdzić, czy ma się realne szanse konkurować o zamówienie.
Kluczowym elementem, jest zatem przyjrzenie się tzw. specyfikacji istotnych warunków zamówienia (siwz) – integralnej części oferty zamówienia publicznego. Najpierw potencjalny wykonawca powinien sprawdzić, czy spełnia warunki udziału w postępowaniu, a także czy posiada stosowną dokumentację, która by to potwierdziła (względnie, czy istnieje możliwość uzyskania potrzebnych dokumentów w wyznaczonym czasie).
Jeżeli wykonawca nie zdąży na czas zdobyć wszystkich wymaganych dokumentów, nie zawsze oznacza to jego dyskwalifikację z postępowania o zamówienie publiczne. Niejednokrotnie dokumentację składaną z ofertą można uzupełnić w późniejszym terminie. Więcej – zleceniodawca ma obowiązek wezwać wykonawców do uzupełnienia dokumentów, zanim poweźmie ostateczną decyzję o skreśleniu kogoś z postępowania.
WAŻNE: dokument, o który wykonawca uzupełnia swoją ofertę, musi potwierdzać spełnianie danego warunku maksymalnie na ostatni dzień składania oferty/wniosku o przyznanie zamówienia publicznego. Nie wystarczy więc przedstawić na wezwanie zamawiającego np. zaświadczenia z KRK czy KRS z datą przekraczającą ostateczny termin składania ofert.
Czego zamawiający może wymagać
Podmioty organizujące postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, mogą oczekiwać od wykonawców spełnienia następujących kryteriów:
- posiadania niezbędnego doświadczenia i wiedzy, do należytego wykonania zlecenia,
- posiadania stosownego zaplecza technicznego/sprzętowego,
- dysponowania zapleczem kadrowym, które posiada zdolności i uprawnienia potrzebne do realizacji danego zamówienia publicznego,
- dysponowania niezbędnymi środkami finansowymi/zdolnościami ekonomicznymi, umożliwiającymi realizację zlecenia.
Czasem bywa, że potencjalny wykonawca nie spełnia wszystkich warunków. To nie koniec. Może w takiej sytuacji rozważyć dwie możliwości:
- powołanie się na zasoby innych podmiotów (zgodnie z brzmieniem art. 26 ust. 2b ustawy Prawo zamówień publicznych),
- stworzenie konsorcjum z podmiotem, który dysponuje wymaganymi zasobami (to na tym, wczesnym etapie, należy rozpocząć poszukiwania ewentualnych kontrahentów, którzy zarówno spełniają określone wymagania, jak i prawdopodobnie będą chętni do podjęcia współpracy).
Jak przygotować ofertę
Gdy potencjalny wykonawca przekona się, że ma realne szanse, by z sukcesem konkurować o przyznanie danego zamówienia publicznego, następuje etap przygotowywania wymaganych przez zleceniodawcę dokumentów. Zazwyczaj sami zamawiający przygotowują gotowe do wypełnienia wzory formularzy dla wykonawców, załączając je do danego ogłoszenia (bądź siwz). Owe druki, to zwykle:
- formularz oferty/wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu,
- wzór oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu, a także o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu,
- wykazy doświadczenia, potencjału technicznego oraz personelu.
Zdarza się jednak, że zamawiający nie przygotuje takich wzorów.
Wówczas zainteresowany danym ogłoszeniem publicznym wykonawca musi
samodzielnie przygotować wymagana dokumentację. O czym powinien
pamiętać? Po pierwsze jego oferta musi potwierdzać, że wykonawca zgadza
się na realizację danego zamówienia publicznego zgodnie z warunkami
wskazanymi w siwz (np. w zakresie realizacji zlecenia w podanych
terminach).
Ponadto, dokumentacja powinna zawierać cenę oraz inne
niezbędne elementy, wyszczególnione w siwz/ogłoszeniu (np. definiować
czas gwarancji). Należy pamiętać, że po stronie wykonawcy właśnie, leży
obowiązek wykazania, że spełnia warunki udziału w postępowaniu. Stąd
wszelkie wykazy (m. in. doświadczenia) powinny precyzyjnie informować
zamawiającego i potwierdzać, że potencjalny wykonawca danego zamówienia
publicznego spełnia jego wymogi (np. posiada odpowiednie kwalifikacje
zawodowe, personel o stosownym wykształceniu etc.).
I jeszcze uwaga stricte praktyczna: warto ponumerować strony własnej
oferty i całość trwale połączyć (np. zszyć/skleić), żeby zapobiec
przypadkowemu zgubieniu stron lub intencjonalnemu ich zdekompletowaniu.
Opracowanie redakcyjne: Honorata Krzyś
na podst.: Wystartowanie w przetargu nie musi być trudne
