Jeżeli w 2012 r. opłacaliśmy składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe mimo przekroczenia przez pracownika kwoty granicznej, czyli 105.780 zł (tzw. trzydziestokrotności), musimy: podjąć działania zmierzające do odzyskania powstałej nadpłaty, skorygować złożone dokumenty rozliczeniowe oraz dokonane wpłaty ubezpieczeniowe i podatkowe, a także rozliczyć się z pracownikiem.
Oto krótka instrukcja, jak bezbłędnie poradzić sobie w takiej sytuacji i zaoszczędzić mnóstwo czasu na korespondencję z ZUS.
Krok 1.
Na podstawie informacji otrzymanej od pracownika pracodawca ustala, w którym miesiącu nastąpi przekroczenie rocznej kwoty granicznej oraz – korzystając ze wzoru – oblicza prawidłową podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych za ten miesiąc.
Krok 2.
Pracodawca (płatnik) występuje do ZUS o zwrot nadpłaconych składek.
Krok 3.
Pracodawca składa korektę dokumentów rozliczeniowych (raporty + deklaracje) za cały okres, z którego pochodzi nadpłata. W raporcie ZUS RCA składanym za miesiąc przekroczenia wykazuje składki emerytalno-rentowe należne od podstawy nieprzekraczającej obowiązującej rocznej kwoty granicznej. Natomiast w raportach składanych za następne miesiące wykazuje zerowe podstawy wymiaru oraz zerowe składki na te ubezpieczenia. Do raportów muszą być dołączone korekty deklaracji rozliczeniowych. Korektą należy też objąć składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Krok 4.
W ciągu 30 dni od otrzymania skorygowanych dokumentów rozliczeniowych, złożonych w związku z przekroczeniem rocznej kwoty granicznej, ZUS powinien zwrócić pracodawcy powstałą nadpłatę.
Krok 5.
Niezwłocznie po otrzymaniu zwrotu nadpłaty składek oraz dokonaniu korekty wpłat składek na ubezpieczenie zdrowotne pracodawca zwraca nadpłatę (część składek w części finansowanej przez pracownika) na konto pracownika, pamiętając o jej opodatkowaniu wraz z innymi dochodami pracownika osiągniętymi w danym miesiącu.
Rozliczenia takiego musi dokonać także wówczas, gdy ZUS zaliczył nadpłatę na poczet zadłużenia i tym samym pracodawca nie otrzymał jej zwrotu. W takim przypadku kwotę należną pracownikowi pracodawca finansuje z własnych środków.
Prawdopodobnie w 2013 r. specjaliści ds. płac nie będą już musieli pilnować trzydziestokrotności. Projekt zmian w przepisach emerytalnych, nad którym trwają prace w Sejmie, przewiduje zniesienie górnego limitu składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Oznacza to, że jeśli projekt wejdzie w życie, od 1 stycznia 2013 r. będziemy mieć mniej pracy w związku z rozliczaniem składek ZUS, zwiększą się jednak obciążenia składkowe z tytułu najwyższych wynagrodzeń.
Podstawa prawna:
- ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
- obwieszczenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 16 grudnia 2011 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2012 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (M.P. Nr 115, poz. 1160)
Autor: Bogdan Majkowski - specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych
Opracowanie redakcyjne: Renata Kajewska
Zobacz także:
