Zaliczka wypłacona na poczet wynagrodzenia rodzi obowiązki wobec ZUS

Takie stanowisko wyraził ZUS, w interpretacji indywidualnej z 4 lutego 2014 r. (decyzja nr 28.). W uzasadnieniu podał, iż podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych uzyskiwany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia oraz zasiłków (art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej ustawą systemową).

Z podstawy wymiaru składek wyłączone są także przychody wymienione w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwanego rozporządzeniem składkowym. W powołanym rozporządzeniu zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia nie została wymieniona jako przychód wyłączony z podstawy wymiaru składek. W konsekwencji stanowi ona podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, a składki na ubezpieczenia powinny zostać od tego przychodu uwzględnione w dokumentach rozliczeniowych składanych za miesiąc, w którym dojdzie do faktycznej jego wypłaty.

Pracodawca jako płatnik składek jest zobowiązany składać za pracownika przebywającego na urlopie bezpłatnym imienny raport ZUS RSA z kodem pracowniczym (01 10 XX), podając okres udzielonego urlopu z kodem świadczenia przerwy 111 (urlop bezpłatny). Raport ten jest składany za każdy miesiąc przebywania pracownika na urlopie bezpłatnym. W sytuacji gdy w okresie przebywania na urlopie bezpłatnym pracownik otrzymuje zaliczkę na poczet przyszłego wynagrodzenia, to oprócz raportu ZUS RSA z wykazanym urlopem bezpłatnym pracodawca powinien za niego składać raport ZUS RCA z kodem ubezpieczenia 01 10 XX i od kwoty wypłacanej zaliczki naliczać oraz opłacać składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne.