Kontrola PIP w 2022 r. – dokumenty BHP

Autor: Kamil Szyszkiewicz

Data: 14-02-2022 r.

Co roku Państwowa Inspekcja Pracy przeprowadza kilkadziesiąt tysięcy kontroli. Inspektorzy sprawdzają przestrzeganie przepisów prawa pracy ze szczególnym nadzorem bezpieczeństwa i higieny pracy oraz legalności zatrudnienia. W 2022 roku PIP planuje przeprowadzić 52 000 takich kontroli. Gdy kontrola pojawi się w Twojej firmie, miej przygotowane odpowiednie dokumenty – również te dotycząc BHP.

Na kontrolę PIP trzeba się odpowiednio przygotować, również z tego względu, że prowadzone są one w różnych zakresach. Pomimo tego można wyróżnić grupę dokumentów i zagadnień sprawdzanych niemalże zawsze. Warto również mieć na względzie, że kontrole obejmować będą głównie branże o dużej wypadkowości i cechujące się wieloma zagrożeniami zawodowymi, np. firmy z sektora budowlanego lub wykorzystujące czynniki chemiczne w środowisku pracy.

Niezapowiedziana kontrola PIP

Zgodnie z ustawą z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, informacja o planowanej kontroli, powinna dotrzeć do pracodawcy co najmniej 7 dni przed jej rozpoczęciem, a sama kontrola rozpocząć w terminie do 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Problem jednak w tym, że zgodnie z ustawą o Państwowej Inspekcji Pracy, inspektor ma prawo przeprowadzić niezapowiedzianą kontrolę o każdej porze dnia i nocy. Jak łatwo się domyślić, taka sytuacja powoduje sporny stan prawny.

Na podstawie własnego doświadczenia, mogę stwierdzić, że pracodawcy zazwyczaj otrzymują informację o wszczęciu kontroli. Najczęściej pisemnie – pocztą lub inspektorzy telefonują do firmy np. do działu kadr.

Ważne: W sejmie trwają prace przepisami, które mają jednoznacznie wskazać, że obowiązek zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli nie zachodzi w przypadku kontroli przeprowadzanych przez PIP. Po uchwaleniu tych zmian, inspektorzy pracy nie będą mieli zatem obowiązku informować pracodawców o planowanej kontroli.

Zobacz również: Kontrole PIP już niedługo bez zawiadamiania przedsiębiorcy>>>

Ważne: W związku pandemią COVID-19 prowadzone są również kontrole w formie zdalnej i hybrydowej. Kontrola taka może zostać przeprowadzony tylko za zgodą pracodawcy. Przy braku zgody inspektor PIP dokonuje czynności kontrolnych w sposób tradycyjny.

Kontrola PIP - dokumenty BHP interesujące inspektora

Praktyka zawodowa pokazuje, że są dokumenty i zagadnienia z zakresu BHP, które stanowią podstawę większości kontroli.

Karta szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy

W trakcie kontroli inspektor może zażądać do wglądu akta osobowe wybranych pracowników. Powinny one zawierać między innymi kartę szkolenia wstępnego w dziedzinie BHP. Inspektor sprawdza obecność tego dokumentu w aktach oraz jego poprawność. Dotyczy to części ogólnej i stanowiskowej.

Zobacz również: Karta szkolenia w dziedzinie BHP

Dokumentacja szkolenia okresowego

Kolejnym rodzajem dokumentów, o który może poprosić inspektor są dokumenty dotyczące szkolenia okresowego, które co do zasady dotyczą wszystkich pracowników. Wyjątek stanowią pracownicy administracyjno-biurowi zatrudnieni u pracodawców zakwalifikowanych do grupy zawodowej, dla której określono nie wyższą niż trzecią kategorię ryzyka.

Zobacz także: Gdzie odnotować przyczynę odroczenia szkolenia okresowego bhp z uwagi na COVID-19?>>>

Odzież robocza i środki ochrony indywidualnej

Wyposażenie pracownika w odzież roboczą i niezbędne środki ochrony indywidualnej to podstawowy obowiązek pracodawcy. Odzież roboczą dostarcza się pracownikowi, jeżeli jego odzież własna może ulec zniszczeniu ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne bądź bezpieczeństwa i higieny pracy lub znacznemu zabrudzeniu. Konieczność zapewnienia środków ochronny indywidualnej wynika z analizy ryzyka pracy.

Pobierz dokument: Karta ewidencji odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej>>>

Badania lekarskie pracowników

To kolejne dokumenty podlegające kontroli PIP. Dokumentacja powinna zawierać skierowania i orzeczenia lekarskie wstępnych, kontrolnych i okresowych badań lekarskich.

Ważne: Konieczność wykonywania badań okresowych została zawieszona na czas stanu epidemii. Po odwołaniu stanu epidemii należy wykonać te badania w ciągu 180 dni od dnia jego odwołania.

Ocena ryzyka zawodowego i pomiary środowiska pracy

Proces oceny ryzyka pozwala ilościowo określić poziom bezpieczeństwa. Ramię w ramię z oceną ryzyka idą czynniki szkodliwe występujące w środowisku pracy. Pracodawca ma obowiązek mierzyć ich poziom. Następnie używając oceny ryzyka, interpretuje się otrzymane wyniki.

Pobierz dokumenty:
Karta badań i pomiarów czynników szkodliwych>>>
Rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia występujących na stanowisku pracy>>>

Rejestr wypadków przy pracy oraz protokoły powypadkowe

Rejestr wypadków oraz protokoły powypadkowe to swego rodzaju wizytówka zakładu pracy. Inspektor, analizując protokoły może ocenić, czy pracodawca podejmuje działania zmierzające do zapewnienia bezpieczniejszego środowiska pracy.

Ważne: Podczas kontroli, zazwyczaj sprawdzana jest równocześnie dokumentacja kadrowa (np. umowy o pracę, listy płac)

Zobacz również:

Protokół z kontroli inspektora PIP

Po zakończeniu kontroli inspektor sporządza protokół na podstawie zebranych informacji. Z protokołem zapoznaje się pracodawca lub osoba pisemnie przez niego upoważniona. Odbiór protokołu świadczy o zakończeniu kontroli. Nie zawsze jednak oznacza to zamknięcie sprawy. W przypadku stwierdzonych podczas kontroli uchybień, inspektor wydaje pisemną decyzję, od której pracodawca może odwołać się w terminie 7 dni od daty otrzymania nakazu.

Zobacz także: Jak powinna wyglądać dokumentacja z kontroli PIP?>>>

Zobacz także: Wskazówki, na co zwrócić uwagę odwołując się od decyzji inspektora PIP>>>

Podstawa prawna:

art. 24; art. 31, art. 33 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r., poz. 1251);
§ 5 - § 17 rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2004 r. nr 180, poz. 1860) ;
art. 48, art. 57 ustawy z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (tekst jedn.: Dz.U. z 2021 r., poz. 162) ;
art. 207, art. 226, art. 229, art. 237, art. 2376, art 2377, art. 215, art. 234 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r., poz. 1320) ;
§39a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650);
rozporządzenie Ministra Gospodarki z 30 października 2002 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie użytkowania maszyn przez pracowników podczas pracy (Dz.U. z 2002 r. nr 191, poz. 1596) ;
§ 9 - § 16 rozporządzenie Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz.U. z 2009 r. nr 105, poz. 870) ;
rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 12 czerwca 2018 r. w sprawie najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (Dz.U. z 2018 r., poz. 1286);
§ 4 - § 19 rozporządzenie Ministra Zdrowia z 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (Dz.U. z 2011 r. nr 33, poz. 166) ;
art. 9 Ustawy o pracy tymczasowej (Dz.U. 2019 poz. 1563);
§ 6 rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r., poz. 2369);
§ 3 - § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 7 stycznia 2009 r. w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy (Dz.U. z 2009 r. nr 14, poz. 80 ze zm.).