Obowiązki z zakresu BHP: Dokumenty sporządzane w określonych sytuacjach

Niektóre dokumenty trzeba sporządzić tylko, jeśli dojdzie do określonego zdarzenia. Spójrzmy jakie to wydarzenia i jakie dokumenty muszą wówczas powstać. 

1) W terminie 14 dni od zgłoszenia wypadku musi zostać sporządzony protokół powypadkowy. Jego wzór i zasady sporządzenia są dokładnie określone w przepisach. 

2) Karta statystyczna GUS to dokument podzielony na dwie części, który dotyczy wypadków przy pracy. Każde zdarzenie uznane za wypadek przy pracy musi być zarejestrowane w GUS w postaci karty statystycznej wypadku.

Część pierwsza jest przekazywana do 15 dnia roboczego miesiąca następującego po miesiącu w którym został zatwierdzony protokół powypadkowy lub karta wypadku. 

Część drugą sporządza się w terminie 6 miesięcy od dnia zatwierdzenia protokołu lub karty wypadku. 

3) Pracodawca ma ważny obowiązek w zakresie wypadków przy pracy. Przepisy zobowiązują go do posiadania rejestru wypadków przy pracy, które miały miejsce od początku jego działalności. Rejestr to zestawienie wszystkich zdarzeń, które rozpatrywano przez pryzmat wypadku przy pracy.

Ważne: Rejestr wypadków przy pracy zawiera zarówno zdarzenia, które zostały uznane za wypadek przy pracy, jak i te, które nie spełniły jego definicji. Przepisy wskazują konkretnie jakie dane muszą być zawarte w rejestrze. Są to:

• imię i nazwisko poszkodowanego;
• miejsce i datę wypadku;
• informacje dotyczące skutków wypadku dla poszkodowanego;
• datę sporządzenia protokołu powypadkowego;
• stwierdzenie, czy wypadek jest wypadkiem przy pracy;
• datę przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wniosku o świadczenia z tytułu wypadku przy pracy;
• liczbę dni niezdolności do pracy;
• inne informacje, niebędące danymi osobowymi, których zamieszczenie w rejestrze jest celowe, w tym wnioski i zalecenia profilaktyczne zespołu powypadkowego.

4) Odpowiednie dokumenty są także związane z wypadkiem w drodze do/z pracy. Mowa oczywiście o karcie wypadku w drodze do bądź z pracy, która musi zostać sporządzona w terminie 14 dni od zgłoszenia zdarzenia. Pracodawca jest obowiązany przeprowadzić postępowanie powypadkowe, gdy jego pracownik ulegnie takiemu wypadkowi. Wzór karty określają przepisy. 

5) Kolejnym rejestrem, który musi obejmować dane od pierwszego dnia działalności jest rejestr chorób zawodowych i podejrzeń o takie chory. Obowiązek prowadzenia takiego rejestru wynika bezpośrednio z Kodeksu pracy, jednak nie ma przepisów precyzujących zawartość danych w rejestrze. 

Zwyczajowo wpisywane są tam:

• imię i nazwisko pracownika chorego na chorobę zawodową lub podejrzanego o taką chorobę.
• stanowisko, staż pracy na tym stanowisku.
• datę stwierdzenia choroby zawodowej lub zgłoszenia podejrzenia o taką chorobę.
• datę i nr decyzji Państwowego Inspektora Sanitarnego.
• nazwa lub nr statystyczny choroby zawodowej.
• skutki choroby zawodowej.
• data wysłania zawiadomienia o skutkach choroby zawodowe do Instytutu Medycyny Pracy oraz właściwego Inspektora Sanitarnego.
• wnioski w zakresie poprawy stanu BHP, jeżeli choroba powstała wskutek pracy w tym zakładzie pracy

6) Karta badań i pomiarów czynników szkodliwych jest dokumentem, który musi powstać po wykonaniu pierwszych pomiarów środowiska pracy. Wzór karty zawiera rozporządzenie w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy. 

Ważne: Kartę badań i pomiarów czynników szkodliwych wypełnia się każdorazowo po przeprowadzeniu badania środowiska pracy. 

7) Jeśli w procesie pracy występują czynniki rakotwórcze lub mutagenne konieczne jest przygotowanie rejestru prac których wykonywanie powoduje konieczność pozostawania w kontakcie z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym. 

W rejestrze powinny znaleźć się informacje zawierające:

• wykaz procesów technologicznych i prac, w których substancje chemiczne i ich mieszaniny lub czynniki o działaniu rakotwórczym lub mutagennym są stosowane, produkowane lub występują jako zanieczyszczenia bądź produkt uboczny, oraz
• wykaz tych substancji chemicznych i ich mieszanin oraz czynników wraz z podaniem ilościowej wielkości produkcji lub stosowania;
• uzasadnienie konieczności stosowania substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym,
• wykaz i opis stanowisk pracy, na których występuje narażenie na działanie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym;
• liczbę pracowników narażonych na działanie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym, w tym liczbę kobiet, zwanych dalej „pracownikami”;
• określenie rodzaju substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym powodujących narażenie, drogę i wielkość narażenia oraz czas jego trwania,
• rodzaje podjętych środków i działań ograniczających poziom narażenia na działanie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym

8) Równolegle z rejestrem prac których wykonywanie powoduje konieczność pozostawania w kontakcie z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym sporządza się również rejestr pracowników narażonych na działanie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym.

Ważne: Dokument ten musi być przechowywane przez co najmniej 40 lat. 

Muszą się w nim znaleźć:

• imię, nazwisko pracownika oraz jego stanowisko pracy,
• numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, oraz
• data wpisu do rejestru. 

9) Kodeks pracy nakłada na pracodawców stosujących substancje niebezpieczne obowiązek posiadania ich ewidencji oraz kart charakterystyki tych substancji. 

10) Jeśli u pracodawcy występują prace szczególnie niebezpieczne, musi sporządzić wykaz takich prac. Rodzaje prac uznawanych za szczególnie niebezpieczne zostały określone w rozporządzeniu w sprawie ogólnych przepisów BHP. Trzeba jednak pamiętać, że przepisy nie zawierają zamkniętego katalogi prac szczególnie niebezpiecznych. Pracodawca ocenia i decyduje jakie inne prace powinny być uznane za szczególnie niebezpieczne i zamieszcza je w wykazie. 

Zgodnie z rozporządzeniem pracami takimi są:

• roboty budowlane, rozbiórkowe, remontowe i montażowe prowadzone bez wstrzymania ruchu zakładu pracy lub jego części.
• prace w zbiornikach, kanałach, wnętrzach urządzeń technicznych i w innych niebezpiecznych przestrzeniach zamkniętych.
• prace przy użyciu materiałów niebezpiecznych.
• prace na wysokości.