Jak potwierdzać obecność przy pracy zdalnej?

Pracodawca powinien poinformować pracowników, w szczególności o przyjętym zakładzie pracy sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy. Przepisy nie regulują sposobu prowadzenia listy obecności, w szczególności na odległość w przypadku powierzenia pracownikom pracy zdalnej. W takim przypadku wydaje się, że wystarczającym potwierdzeniem gotowości pracownika do pracy będzie przykładowo wysłanie przez pracownika stosownego maila, lub informacja o fakcie zalogowania się do zakładowego systemu informatycznego z miejsca wykonywania pracy zdalnej.

Przepisy prawa pracy, w tym z zakresu bhp nie odnoszą się w sposób bezpośrednio do kwestii organizowania pracy w sytuacji takich potencjalnych zagrożeń jak grypa czy nowy wirus COVID-19. Jednak zgodnie z ustawą z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych pracodawca ma możliwość stosowania pracy zdalnej. Zgodnie z art. 3 ustawy o COVID-19, w celu przeciwdziałania koronawirusowi pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Czytaj także: Czy polecenie pracy zdalnej wymaga szkoleń bhp?

Ważne

Praca zdalna polega na czasowym wykonywaniu pracy w innym miejscu niż stałe miejsce pracy określone w umowie – przykładowo w mieszkaniu pracownika, jeżeli posiada on warunki lokalowe do wykonywania umówionej pracy w takim miejscu.

Praca zdalna nie jest oderwanym od stosunku pracy sposobem organizowania i wykonywania pracy. Oznacza to, że w przypadku pracy zdalnej obowiązkiem pracownika jest wykonywanie umówionej pracy w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę (choć w przypadku pracy zdalnej można mówić o ustalonym między stronami miejscu pracy, jeżeli praca zdalna miałaby być wykonywana w mieszkaniu lub domu pracownika).

Sprawdź również: Czy podczas pracy zdalnej można ulec wypadkowi przy pracy?

Podobnie, jak w przypadku każdego innego rodzaju pracy, również w przypadku pracy zdalnej pracodawca ma możliwość sprawowania nadzoru nad procesem pracy. Choć z racji wykonywania pracy na odległość trudno mówić o nadzorze na takim samym poziomie, jak w przypadku wykonywania zadań służbowych w siedzibie pracodawcy. W przypadku pracy zdalnej, jedną z wielu problematycznych kwestii jest potwierdzanie obecności pracownika w pracy. Zasadą jest, że obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracownika między innymi o przyjętym w zakładzie pracy sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy. Lista obecności jest jedną z form potwierdzania przez pracowników obecności na terenie zakładu. W praktyce potwierdzenie przybycia i obecności w pracy może mieć jednak różną formę.

Przykład
Potwierdzeniem obecności może być:

• logowanie się na komputerze,

• stosowanie elektronicznych czytników i wyposażenie pracowników w odpowiednio zindywidualizowane karty,

• stosowanie tradycyjnej listy obecności.

Uwzględniając powyższe można uznać, że na potrzeby prowadzenia zakładowej listy obecności, w tym brak precyzyjnych uregulowań na potrzeby pracy zdalnej, potwierdzeniem obecności pracownika w pracy zdalnej może być, np.:

• wysłany, o godzinie rozpoczęcia pracy, krótki mail potwierdzający gotowość do pracy,

• informacja potwierdzająca logowanie się pracownika do systemu informatycznego pracodawcy – firmowej poczty elektronicznej.

Powyższe potwierdzenia gotowości pracownika do wykonywania pracy zdalnej wydają się być wystarczające dla osoby prowadzącej w zakładzie pracy listę obecności, która może wówczas osobiście odnotować fakt obecności pracownika zdalnego w pracy – oczywiście nie w zakładzie pracy, a w ramach pracy zdalnej.

W praktyce pracodawca ma możliwość również opracowania listy obecności w formie elektronicznej, dostępnej po zalogowaniu się pracownika, w której pracownik samodzielnie będzie odnotowywał fakt obecności w pracy.

Podstawa prawna:

• art. 22¹ , art. 29, art. 104, art. 104¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.);

• art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U z 2020 r. poz. 374).