Pliki prywatne i służbowe
Pracownicy firmy mogą udostępniać w sieci nie tylko swoje prywatne dokumenty, ale również te, które są bezpośrednio związane z działalnością przedsiębiorstwa. W ostatnim czasie powstało wiele tzw. wirtualnych dysków, które pozwalają na archiwizowanie plików za pośrednictwem Internetu, co umożliwia dostęp do nich praktycznie z każdego miejsca.
Takie rozwiązania są wykorzystywane z reguły przez osoby, które często pracują w domu. Wirtualny dysk zastępuje zewnętrzne pamięci (m.in. dyski zewnętrzne czy popularne pendrive`y). Jednak niewiele osób zdaje sobie sprawę, że udostępniając w sieci służbowe pliki, naraża swojego pracodawcę na kolosalne straty.
Utrata danych, kradzież, włamania
Zapisywanie danych na wirtualnych dyskach może nieść ze sobą
zwiększone ryzyko utraty archiwizowanych danych. Strata może wynikać
zarówno z awarii serwera, na którym zostały zapisane dane, jak również w
wyniku włamania przez hakerów.
Udostępniane w sieci pliki nie są z
reguły odpowiednio zabezpieczane przed ewentualną kradzieżą. Wprawdzie
właściciele wirtualnych serwerów zapewniają ochronę przechowywanych
danych, jednak znane są przypadki włamań na nawet najbardziej strzeżone
konta.
Czy zatem należy udostępniać pliki firmowe w sieci? Czy jest to zbyt
ryzykowne zarówno dla samego pracownika, jak też całej firmy?
Udostępnianie plików firmowych może być w pełni bezpieczne, jeżeli
zostanie spełnionych kilka warunków. Po pierwsze przedsiębiorstwo
powinno zadbać o odpowiednio zabezpieczony system, który byłby dostępny
dla każdego pracownika. Firmowy system zacznie ograniczyłby również
dostęp osób postronnych, a tym samym znacznie zmniejszyłby ryzyko utraty
danych.
Ponadto właściciel firmy powinien na bieżąco kontrolować pracowników
oraz stopień udostępniania plików służbowych. Musisz pamiętać, że to
Twój pracodawca jest właścicielem posiadanych przez Ciebie informacji.
Ma pełne prawo wiedzieć o wszystkich przypadkach, które mogą go narażać
na zwiększone ryzyko ich utraty. Poza tym sam jako pracownik powinieneś
starać się ograniczyć proces udostępniania plików w sieci do niezbędnego
minimum.
Udostępnianie plików firmowych w sieci może być bezpieczne. Jednak o
ich bezpieczeństwo musi zadbać zarówno sam właściciel firmy, jak też
wszyscy jego pracownicy. Pełna kontrola procesu udostępniania
dokumentów, jak też ich odpowiednie zabezpieczenie, pozwolą na
maksymalną ochronę archiwizowanych danych.
