Gdy projektujemy formularze w arkuszu Excela, warto wbudować w nie mechanizmy automatyzujące pewne operacje np. przeliczenia. Do tego celu można wykorzystać np. sprawdzanie poprawności danych lub formatowanie warunkowe.
Przyjmijmy, że sporządziliśmy prosty formularz do przeprowadzania kalkulacji, który będzie wypełniany przez pracowników biura obsługi klientów. Aby mieć pewność, że wszystkie elementy cząstkowe obliczeń zostaną uwzględnione w wyniku, zastosujmy formatowanie warunkowe. Kwota końcowa zostanie wyświetlone tylko wówczas, gdy wszystkie dane składowe zostaną prawidłowo wprowadzone. Klientowi zostanie zatem przekazana rzetelna informacja.
Rysunek 1. Formularz do sporządzania kalkulacji
1. Zaznaczamy komórkę B7 i z menu Format wybieramy polecenie Formatowanie warunkowe (w Excelu 2007/2010: uaktywniamy kartę Narzędzia główne i klikamy Formatowanie warunkowe/Nowa reguła).
2. Z pierwszej rozwijanej listy wybieramy pozycję Formuła jest (w Excelu 2007/2010: uaktywniamy opcję Użyj formuły do określenia komórek, które należy sformatować) i wpisujemy następującą formułę:
=ILE.LICZB($B$3:$B$6)<4
Wyjaśnienie działania formuły:
Funkcja ILE.LICZB, jak sama nazwa wskazuje, ma za zadanie sprawdzić, ile liczb znajduje się w zakresie podanym jako jej argument. Jeśli jest ich mniej niż 4, wówczas zwracana jest wartość logiczna PRAWDA i nadawane jest formatowanie. W przeciwnym razie wynikiem formuły jest FAŁSZ i format nie jest uaktywniany.
3. Klikamy przycisk Formatuj. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie komórek.
4. Przechodzimy do zakładki Czcionka i wybieramy biały kolor czcionki lub zgodny z tłem naszego arkusza.
5. Klikamy OK. Okno z warunkiem formatowania powinno teraz wyglądać jak na rysunku 2.
Rysunek 2. Warunek formatowania
Odtąd wynik w komórce B7 pozostanie ukryty do czasu, aż we wszystkich komórkach zakresu B3:B6 zostaną podane liczby.
Rysunek 3. Brakuje kosztu foliowania, więc końcowy wynik kalkulacji jest niewidoczny
Wskazówka: dzięki zastosowanej w
formatowaniu warunkowym funkcji ILE.LICZB uzyskujemy również sygnalizację poprawności wprowadzonych danych. Jeżeli wpisana wartość nie zostanie rozpoznana przez Excela jako liczba (np. na skutek użycia kropki zamiast przecinka dziesiętnego), to mimo kompletności wpisów wynik podsumowania pozostanie ukryty.
Piotr Gromulski
Zobacz także:
