Powiązanie ze sobą 2 rozwijanych list

Arkusz Zamówienie, do którego będą wprowadzane szczegóły zamówienia, wygląda jak na rysunku 1.

Rysunek 1. Arkusz zamówienia

Drugi arkusz noszący nazwę Kategorie zawiera bazę danych, w której towary zostały przyporządkowane do odpowiednich grup. Nazwa każdej kategorii znajduje się w nagłówku kolumny (rysunek 2).

Rysunek 2. Baza danych towarów pogrupowanych w kategorie

Aby na podstawie tak zgromadzonych danych utworzyć powiązane ze sobą listy rozwijane, proponujemy skorzystać z nazwanych zakresów.

W tym celu:

1. W arkuszu Zamówienie na karcie Formuły, w grupie poleceń Nazwy zdefiniowane wybierzmy Menedżer nazw i naciśnijmy Nowy.

2. W oknie dialogowym, w polu Nazwa wpiszmy: Kategorie, a w polu Odwołuje się do wprowadźmy formułę:

=PRZESUNIĘCIE(Kategorie!$A$1;;;;ILE.NIEPUSTYCH(Kategorie!$1:$1))

3. Naciśnijmy OK, a potem ponownie przycisk Nowy.

Rysunek 3. Dodawanie nazwanego zakresu komórek

Jeśli po prawej stronie arkusza z bazą danych towarów dodamy kolejną kategorię, to zostanie również zawarta w tym nazwanym zakresie komórek. Formuła sprawdza ilość wypełnionych komórek i za pomocą funkcji PRZESUNIĘCIE dopasowuje liczbę komórek w tym zakresie. Pamiętajmy, aby w 1. wierszu nie stosować pustych komórek w obrębie zestawienia.

Podobnie jak w 2. kroku dodajmy drugi zakres o nazwie: Towary i w polu Odwołuje się do przyporządkujmy mu następującą formułę:

=PRZESUNIĘCIE(Kategorie!$A$1;1;PODAJMY.POZYCJĘ(Zamówienie!$B5; Kategorie!$1:$1;0)-1; ILE.NIEPUSTYCH(PRZESUNIĘCIE(Kategorie!$A:$A;; PODAJMY.POZYCJĘ(Zamówienie!$B5; Kategorie!$1:$1;0)-1))-1)

Jej wynikiem jest lista towarów z kategorii wpisanej w komórce B5. Lista ta podobnie jak poprzednia także automatycznie dopasowuje się do liczby wpisanych towarów w danej kategorii. Naciśnijmy przycisk Zamknij, aby zamknąć okno dialogowe do tworzenia nazwanych zakresów.

Przejdźmy teraz do utworzenie rozwijanych list:

1. Mając komórkę B5 zaznaczoną, wybierzmy na karcie Dane, w grupie poleceń Narzędzia danych wybierzmy Poprawność danych. W oknie, które się pojawi, w polu Dozwolone wybierzmy Lista, a w polu Źródło wpiszmy:

=Kategorie

i naciśnijmy przycisk OK.

2. Zaznaczmy komórkę C5 i podobnie jak w poprzednim kroku ustawmy listę rozwijaną w komórce za pomocą okna Sprawdzanie poprawności danych. W polu Źródło zastosujmy formułę:

=Towary

3. Zaznaczmy komórki B5 i C5, a następnie na karcie Narzędzia główne, w grupie poleceń Schowek wybierzmy Kopiuj).

4. Następnie na karcie Narzędzia główne, w grupie poleceń Schowek wybierzmy Wklej.

Rysunek 4. Ustawienie listy rozwijanej w komórce

Teraz już wypełnimy zamówienie za pomocą powiązanych list. W komórce kolumny B określa się odpowiednią kategorię, a następnie w tym samym wierszu w komórce kolumny C wskazuje nazwę towaru należącego do określonej wcześniej grupy. Listy rozwijane znajdujące się w kolumnach B i C są powiązane ze sobą w obrębie każdego wiersza.

Rysunek 5. Wypełnianie zamówienia za pomocą list rozwijanych