Nie każdy zbiór danych osobowych podlega rejestracji

Autor: Marcin Sarna
Data: 29-05-2014 r.

Pytanie istotne, biorąc pod uwagę, że „kto będąc do tego obowiązany, nie zgłasza do rejestracji zbioru danych, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku” (art. 53 ustawy o ochronie danych osobowych).

Aby informacja lub grupa informacji stanowiła zbiór danych osobowych w rozumieniu ustawy:

  • musi to być zestaw danych o charakterze osobowym;
  • zestaw ten powinien mieć postać struktury;
  • informacje są dostępne według określonych kryteriów;

Nie ma znaczenia czy zestaw jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie (tzn. według jakiej struktury wewnętrznej jest on zorganizowany). Przykładem zbioru danych osobowych jest lista klientów, książka adresowa (korespondencyjna) lub katalog czynności serwisowych, jeżeli wskazuje, np. kto potwierdzał odbiory itp. Jest nim także wykaz wdrożeń sporządzonych w danym przedsiębiorstwie, jeżeli znajdują się w nim dane pracowników. Takie bazy danych są często elementem programu kadrowego, systemu CRM czy CMS albo platformy wymiany informacji lub platformy handlowej. Zbiór danych może także powstać w wyniku wypełniania formularza na stronie internetowej (np. przy rejestracji użytkownika).

Nawet jeżeli zostanie ustalone, że mamy do czynienia z zbiorem danych, nie oznacza to jeszcze, iż musi on być rejestrowany. Chodzi przede wszystkim o zbiory danych:

  • zawierające informacje niejawne;
  • przetwarzane przez właściwe organy na potrzeby postępowania sądowego oraz na podstawie przepisów o Krajowym Rejestrze Karnym;
  • przetwarzane w związku z zatrudnieniem u administratora danych, świadczeniem usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także dotyczące osób zrzeszonych lub uczących się administratora danych;
  • dotyczące osób korzystających z usług medycznych, obsługi notarialnej, adwokackiej, radcy prawnego, rzecznika patentowego, doradcy podatkowego lub biegłego rewidenta świadczonych przez administratora danych;
  • przetwarzane wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej;
  • powszechnie dostępne;
  • przetwarzane w zakresie drobnych bieżących spraw życia codziennego.

W związku z tym nie ma konieczności rejestrowania np. zbioru bazy danych osobowych kandydatów do pracy czy uczestników jednorazowego konkursu na wymyślenie logo czy nazwy programu. Zwolnienie z obowiązku zgłoszenia zbioru danych do rejestracji w żadnym razie nie może być uważane za zwolnienie z obowiązku przestrzegania innych obowiązków związanych z ochroną danych osobowych.

Marcin Sarna

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Jak zatrzeć ślady po przeglądaniu Internetu?

pobierz

Biznesplan

pobierz

Wzór Polityki Bezpieczeństwa w ochronie danych osobowych

pobierz

Konfiguracja bezpieczeństwa. Windows 10

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

  • Kancelaria Adwokacka Adwokata Piotra Sęka

    ul. Narutowicza 44 lok. 20, 90-135 Łódź

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radców Prawnych ARVE M.Kusztan & R.Ponichtera Sp. K.

    ul. Czysta 4, 50-013 Wrocław

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marek Foryś

    ul. Słupecka 9/1, Gdynia

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria MERITUM

    ulica Westerplatte 13/5, 31-033 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Radosław Tymiński

    Łukowska 9 Lok. 126, 04-133 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Prawna Iurisco Edyta Przybyłek

    ul. Zgrzebnioka 28, 40-520 Katowice

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Majcherczyk

    ul. Stawowa 4 lok. 39, 41-200 Sosnowiec

    Wyświetl wizytówkę
  • THE N.E.W.S. LAW CENTER Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

    ul. Kazachska 1/89, 02-999 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • adwokat Wojciech Rudzki - kancelaria adwokacka

    Józefa Piłsudskiego 40/4 Kraków 31 - 111

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Robert Dudkowiak

    ul. Jana Pawła II 11 lok. 5, 62-300 Września

    Wyświetl wizytówkę
Array ( [docId] => 35051 )
Array ( [docId] => 35051 )

Array ( [docId] => 35051 )