Nie korzystasz ze zbioru danych – czy musisz go wykreślić z GIODO

Autor: Maria Kucharska-Fiałkowska
Data: 23-08-2016 r.

Wykreślenie zbioru danych z rejestru GIODO zostało wprowadzone do ustawy o ochronie danych osobowych w maju 2004 roku. Nie ma jednak obowiązku złożenia wniosku o wykreślenie zbioru. Ustawa nie przewiduje też sankcji za brak wykreślenia. Jednak ADO powinien we własnym interesie zadbać, aby w rejestrze nie widniały informacje na temat zbiorów, których już nie ma.

Podstawą do wykreślenia zgłoszonego już zbioru są przesłanki wskazane w art. 44a uodo, a więc:

  • zaprzestano przetwarzania danych w zarejestrowanym zbiorze,

  • rejestracji dokonano z naruszeniem prawa.

Wykreślenie zbioru następuje w drodze decyzji administracyjnej.

Błędy przy zastosowaniu tego przepisu polegają przede wszystkim na przekonaniu, że ADO, który zaprzestał wykorzystywania danych zawartych w zbiorze do celów, dla których ten zbiór założył, automatycznie może wystąpić o wykreślenie. Zdarza się jednak, że dane w zbiorze są zachowywane dla tzw. celów archiwalnych. W takim przypadku nie zachodzi przesłanka zaprzestania przetwarzania danych, a jedynie zmianie ulega cel przetwarzania. Przechowywanie danych osobowych w celach archiwalnych to także ich przetwarzanie i w takim przypadku wniosek o wykreślenie zbioru nie będzie zasadny.

Może zdarzyć się jednak inna sytuacja, gdy ADO zachowa w zbiorze część zebranych informacji, ale w takim zakresie, który nie pozwala już na identyfikację osoby fizycznej ani bezpośrednio, ani w sposób pośredni. W takiej sytuacji zbiór traci swój charakter osobowy i może zostać wykreślony z rejestru GIODO.

Oceniając naruszenie prawa przy rejestracji, należy w szczególności odnieść się do warunków, które stanowią o odmowie rejestracji. Do takich należą między innymi wymogi dotyczące treści zgłoszenia, zapewnienie zasad ochrony danych, wskazane w art. 23–art. 28 uodo.

Można zaliczyć też do nich sytuacje, gdy administrator danych osobowych nie zapewnił, aby urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania zbioru danych spełniały podstawowe warunki techniczne i organizacyjne, określone w przepisach wykonawczych do ustawy.

Administrator danych, składając wniosek o wykreślenie zbioru, powinien wskazać powód wykreślenia oraz uzasadnienie wniosku, które jest niezbędne, aby GIODO mógł ocenić, czy wniosek jest zasadny. Generalny inspektor sprawdza, czy administrator danych zaprzestał przetwarzania danych w zbiorze ewentualnie, czy faktycznie zostały naruszone przepisy prawa przy dokonywaniu rejestracji.

Jeśli administrator danych twierdzi, że zaprzestał przetwarzać dane, powinien wskazać, co stało się z danymi – czy je faktycznie usunął i zbiór został usunięty, czy przechowuje nadal – w takim przypadku nie dokonuje się wykreślenia zbioru, ale aktualizacji celu przetwarzania.

Maria Kucharska-Fiałkowska

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Jak zatrzeć ślady po przeglądaniu Internetu?

pobierz

Biznesplan

pobierz

Wzór Polityki Bezpieczeństwa w ochronie danych osobowych

pobierz

Konfiguracja bezpieczeństwa. Windows 10

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

Array ( [docId] => 39381 )
Array ( [docId] => 39381 )

Array ( [docId] => 39381 )