Ochrona danych osobowych w procesie rekrutacji

CV i list motywacyjny to dwa najczęściej wymagane przez rekruterów dokumenty aplikacyjne. Zdarza się jednak, że pracodawcy oczekują dodatkowych informacji, np. oświadczenia o niekaralności, zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego czy skanu dowodu tożsamości.

Czy mają do tego prawo? Okazuje się, że takie wymagania mogą naruszać tzw. zasadę adekwatności określoną w ustawie o ochronie danych osobowych (art. 26). W dużym skrócie, mówi ona o tym, że można pobierać od osoby tylko tyle informacji, ile jest niezbędne do osiągnięcia założonego celu ich przetwarzania. Dodatkowe informacje i zaświadczenia, o których mowa powyżej, to tzw. dane nadmiarowe.

To, czy ich wymaganie i przetwarzanie będzie legalne, zależy od dodatkowych przepisów, np. ustawowy wymóg niekaralności w przypadku pracowników sądów powoduje, że w procesie rekrutacji od kandydatów wymagane jest odpowiednie zaświadczenie. Szczegółowe informacje o tym, jakich danych rekruter może wymagać, są określone są w art. 22¹ Kodeksu pracy – jest to katalog otwarty, który zawiera odniesienie do ustawy o ochronie danych osobowych.

Kolejnym etapem procesu rekrutacji jest rozmowa kwalifikacyjna. W jej trakcie również może dojść do naruszenia prawa kandydatów do prywatności. Zdarzają się np. przypadki udostępnienia kandydatowi treści aplikacji jego kontrkandydatów.

Najczęściej wynika to z nieuwagi lub lekkomyślności osób przeprowadzających rozmowę, które zabierają na spotkanie aplikacje wszystkich kandydatów i umożliwiają osobie, z którą prowadzą rozmowę, niemal swobodny wgląd w dokumenty. Skrajnym przypadkiem jest pozostawianie kandydata w takim pomieszczeniu z aplikacjami bez nadzoru.

Innym rodzajem przewinień rekruterów są pytania, które nie mają prawa padać w rozmowach kwalifikacyjnych. Przykładów takich pytań jest wiele – dotyczą m.in. nałogów, życia seksualnego, religii, poglądów politycznych, sytuacji rodzinnej.

Ostatnim etapem rekrutacji jest poinformowanie kandydatów o jej wynikach. Tutaj często ujawnia się zbyt wiele informacji. Na stronie internetowej lub w publicznie dostępnym miejscu pracodawcy czasem publikują, oprócz podstawowych danych (imię, nazwisko i miejscowość), także adres zameldowania, wiek czy numer PESEL.

Wybrany kandydat otrzymuje do wypełnienia zestaw dokumentów. Najczęściej jest to kwestionariusz osobowy, informacja o członkach rodziny objętych ubezpieczeniem zdrowotnym czy numer rachunku bankowego. Są to formularze jak najbardziej zgodne z przepisami, jednak bywają wśród nich takie, które naruszają konstytucyjne prawo do prywatności np. żądanie dostarczenia wyciągu z Krajowego Rejestru Karnego lub oświadczenia o niekaralności.

Trzeba pamiętać, że wyciągu z Krajowego Rejestru Karnego mogą żądać tylko niektórzy pracodawcy, np. urzędy (wobec pracowników służby cywilnej) czy sądy. Za każdym razem podstawa takiego żądania musi wynikać z przepisu prawa (art. 6 ustawy o krajowym rejestrze karnym).

Dodatkowo ustawa o prawach autorskich i prawach pokrewnych precyzyjnie określa tzw. prawo do wizerunku – jego rozpowszechnianie wymaga zezwolenia, chyba że osoba wyraźnie nie zastrzegła, że nie chce, by jej wizerunek był wykorzystywany. Przewiduje również odpłatność za jego wykorzystanie.

Najczęściej pojawiającą się wątpliwością w działach kadr i HR jest dopuszczalność przetwarzania dokumentów aplikacyjnych kandydatów po zakończeniu procesu rekrutacji. Ze względu na obowiązujący do 7 marca 2011 r. art. 50 ustawy o ochronie danych osobowych, który przewidywał odpowiedzialność karną za przetwarzanie danych osobowych po ustaniu celu ich przetwarzania, mylnie zakłada się, że należy usuwać wszystkie zgromadzone CV po zakończeniu procesu rekrutacji.

Jednak jeżeli klauzula zgody w CV jest tzw. klauzulą ogólną, czyli dotyczy wszelkich procesów rekrutacji prowadzonych przez dany podmiot, to przechowywanie CV osób, które nie zostały wybrane, jest dopuszczalne.

Istnieje również tzw. zasada merytorycznej poprawności danych (art. 26 pkt 3 uodo). Zgodnie z nią, jeżeli chcemy przechowywać jakieś dane przez dłuższy czas, powinny one być merytorycznie poprawne. CV ma to do siebie, że często się dezaktualizuje – zmieniają się np. numery telefonów kandydatów, adresy poczty elektronicznej, staż pracy. Warto więc określić konkretny termin usunięcia zebranych w procesie rekrutacji danych, tak by nie stały się one merytorycznie niepoprawne.