Sprawna firma to dobre praktyki w zarządzaniu dokumentacją

Data: 02-01-2014 r.

Dobre zarządzanie dokumentacją to sprawne działanie firmy. Rzutuje to na konkurencyjność i szybkość reagowania czy innowacyjność rozwiązań. Dlatego bardzo ważne jest odpowiednie przygotowanie pracowników.

Firma sprawnie zarządzająca dokumentacją powinna posiadać tzw. normatywy kancelaryjne. Jest to zespół zapisów pozwalających efektywnie zarządzać obiegiem i gromadzeniem dokumentacji. Na ich podstawie tworzony jest system zarządzania. Powszechną praktyką w obiegu dokumentacji w firmie jest tzw. bezdziennikowy system kancelaryjny. Polega on na rejestracji spraw, nie zaś pojedynczych pism. Natomiast dzienniki korespondencyjne, które wciąż występują w spółkach, zdecydowanie utrudniają sprawne zarządzanie dokumentacją.

Na szczęście coraz częściej można zaobserwować stosowanie zasad rzeczowego, czyli tematycznego gromadzenia akt. System rejestracji i obiegu akt spraw oraz system ich gromadzenia to elementy, które warunkują sprawne działanie firmy i które świadczą o jej nowoczesności i wiarygodności.

Obieg dokumentacji

Obieg dokumentacji w spółce jest pochodny, ale nie tożsamy z posiadaniem normatywów. Często ma charakter bardziej intuicyjny niż formalny, w szczególności przy braku przepisów wewnętrznych regulujących zarządzanie dokumentacją. Na pewno nie powinien być oparty tylko i wyłącznie na dziennikach korespondencyjnych.

Obieg dokumentacji w firmie może – choć nie powinien – mieć charakter dziennikowy. W takim przypadku ważne jest, aby był uzupełniany o tematyczne gromadzenie pism pokrewnych w quasi-teczkach spraw.

Dobre praktyki

Reasumując powyższe, można wskazać kilka zasad z zakresu dobrych praktyk, których stosowanie, choć nie zawsze obligatoryjne, podnosi standardy zarządzania dokumentacją.

Dobre praktyki w zarządzaniu dokumentacją

1. Odpowiedzialna i świadoma postawa zarządu spółki

Należy pamiętać, że to zarząd odpowiada za dokumentację i sposób postępowania z nią, nawet jeśli sceduje część obowiązków na podwładnych. Braki dowodowe i niemoc udowodnienia stanu faktycznego zawsze będą działały na szkodę firmy i jej kierownictwa.

2. Znajomość powszechnych zasad zarządzania dokumentami i reguł nimi rządzącymi

Odpowiednia wiedza wprowadza porządek i schemat powtarzalnych i konsekwentnych działań. Przede wszystkim unormowanie procedur obowiązujących w spółce poprzez wypracowanie jednolitych i przystających do rzeczywistości firmowej przepisów kancelaryjnych daje poczucie bezpieczeństwa i pewność stosowania jednakowych kryteriów przy obiegu dokumentacji, jej rejestrowaniu, ewidencjonowaniu, a przede wszystkim wartościowaniu. Wprowadzenie przepisów kancelaryjnych daje również poczucie względnej kontroli nad dokumentacją i przewidywalności następujących po sobie zdarzeń.

3. Powołanie wyspecjalizowanej komórki

Jej zadaniem będzie nie tylko gromadzenie akt, ale również nadzór nad prawidłowością systemu obiegu dokumentacji w firmie. Nie ma tu znaczenia, czy nazwiemy ją archiwum czy składnicą akt, liczy się idea i konsekwencja. Stworzenie właściwych warunków ochrony i przechowywania akt jest jedną z podstaw regulacji ustawowych.

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Polecamy kancelarię:

Array ( [docId] => 33248 )
Array ( [docId] => 33248 )

Array ( [docId] => 33248 )