Istota przeprowadzania oceny dostawców

Analiza taka pomaga w monitorowaniu poziomu świadczonych usług, terminowości dostaw i zaangażowania dostawcy. Często stanowi również pozacenowy wyznacznik wyboru dostawcy. Oznacza to, że możemy być w stanie zapłacić „trochę więcej” w zamian za odpowiednią jakość usług i towaru, budując pozytywne relacje z dostawcą na bazie długoterminowych umów. Są też sytuacje, kiedy cena nie zawsze jest wyznacznikiem dobrej pozycji firmy na liście dostawców, o czym należy pamiętać.

Ocena dostawcy nie powinna być odbierana jako „zło konieczne”, ale musi wnosić wartość w budowaniu relacji z dostawcą. Umożliwia ona np. wczesne wykrycie spadkowej tendencji w zakresie jakości oferowanych usług, a tym samym motywowanie dostawcy do poprawy. Wiadomo nie od dziś, że zapewnienie jakości wymaga właściwej jakości materiałów i składników nabywanych.

Korzyści te osiągnąć można tylko wtedy, gdy nabywca po ocenie dostawcy podzieli się z nim swoimi spostrzeżeniami i sugestiami. Dzięki temu dostawca, któremu zależy na współpracy, przyczynia się do budowania przewagi konkurencyjnej naszej firmy poprzez rozwój i doskonalenie swoich procesów.

Pozytywna ocena pozwala zweryfikować rejestr dostawców o firmy, które profesjonalnie i partnersko podchodzą do współpracy. Współpracując ze sprawdzonymi, kwalifikowanymi dostawcami, eliminujemy prawdopodobieństwo wystąpienia niezgodności i reklamacji w swojej firmie.

Norma ISO 9001 nie nakazuje, aby w przypadku negatywnej oceny dostawcy rezygnować ze współpracy w nim. Powinna jednak być ona sygnałem dla działu zakupów, że może dla dobra firmy warto poszukać nowych dostawców. Tak więc wyniki oceny pomagają firmie podejmować decyzję w zakresie utrzymania lub rezygnacji z danego źródła dostaw, eliminując dostawców, którzy realizują usługi na niezadowalającym poziomie. Nawet jeśli dostawca oferuje niską cenę, ale jego usługi są nieterminowe i o jakości pozostawiającej wiele do życzenia, to lepiej go po prostu unikać, szukając alternatywnego źródła dostaw.

Należy liczyć się z tym, że niektórzy dostawcy nawet nie zareagują i przemilczą ocenę. Coraz częściej jednak spotkać można się z bardzo pozytywną reakcją dostawców na przekazywane im wyniki oceny, nawet tej niezbyt pozytywnej. Zazwyczaj dostawcy po otrzymaniu oceny negatywnej, albo negatywnej w jakimś obszarze, znacznie się poprawiają.