Zasady zarządzania w warunkach kryzysowych

Wyjście z sytuacji kryzysowych w jednostce administracji publicznej jak każdego innego podmiotu jest stosunkowo trudne z uwagi na:

• trudności w usunięciu zewnętrznych przyczyn impasu,

• trudności w przystosowaniu się do niekorzystnych uwarunkowań zewnętrznych, ponieważ w sposób radykalny oddziałują na realizowaną misję organów administracji publicznej,

• napięcia i trudności w stosunkach pracowniczych wynikające z emocji i konfliktów powstałych na skutek kryzysu,

• trudności związane z przejściem ze strefy spadku do strefy wzrostu.

Stopień trudności wyjścia z kryzysu zależy od jego zakresu i rozmiaru. Kierownicy jednostki muszą nie tylko posiadać umiejętności zarządzania w kryzysie, ale umieć zarządzać kryzysem. Pierwszy polega na koncentracji kierownika jednostki na przebudowie misji jednostki, traktując to jako proces decyzyjny dla celów krótko- i długookresowych w niej sformułowanych.

Drugi polega na wdrożeniu przedsięwzięć niezbędnych do wyjścia z kryzysu i przejścia do normalnego zarządzania. W rozpoznaniu przyczyn i rodzaju kryzysu oraz rozważeniu dróg wyjścia z kryzysu niezbędne jest często skorzystanie z pomocy doradców mających obiektywne spojrzenie na powstałe zagrożenia i drogi jego przezwyciężenia. Dla jednostek administracji publicznej mającej wdrożony system zarządzania jakością wskazane jest powołanie zespołu z udziałem pełnomocnika jakości i właścicieli procesów do opracowania programu wyjścia z kryzysu.

Zespół ten będzie realizował zadania, do którego został powołany, nie zapominając o zachowaniu jakości świadczonych usług przez jednostkę objętą kryzysem.

Wskazówki w zarządzaniu kryzysowym:

• mobilizować załogę do przezwyciężania przeciwności,

• powołać zespół doradczy – antykryzysowy (z najlepszych ludzi w jednostce) dla kierownictwa w celu przezwyciężenia kryzysu,

• rozpoznać źródło kryzysu, określić jego zasięg i rozmiar,

• opracować plan wyjścia z kryzysu,

• ograniczyć możliwość oddziaływania innych niekorzystnych czynników na działalność jednostki,

• zweryfikować misję jednostki, uwzględniając czynniki zagrożenia,

• szybciej reagować na zmiany zachodzące w otoczeniu jednostki mające wpływ na jej działanie w sposób bezpośredni lub pośredni,

• usprawniać procesy decyzyjne w jednostce,

• utworzyć kanały przepływu informacji, aby nie dopuścić do dezinformacji eskalującej poziom kryzysu,

• usprawnić strukturę organizacyjną w jednostce poprzez jej uelastycznienie,

• zapewnić spokój w jednostce, jednocześnie kontrolując dyscyplinę pracy i kontrolę zarządczą,

• dokonać zmiany kierownictwa w przypadku stwierdzenia niesprawności działania jednostki administracji publicznej z jej powodu,

• szybko wdrożyć działania naprawcze.

Wszystkie wymienione wyżej działania zastosowane w jednostce administracji publicznej dają podstawę gwarancji zachowania jakości świadczonych przez nią usług.