Państwowa Inspekcja Pracy uważa, że harmonogram czasu pracy należy tworzyć na pełne okresy rozliczeniowe. Planowanie czasu pracy na okresy krótsze musi być podyktowane szczególnymi okolicznościami lub musi wynikać wprost w przepisów.
Natomiast zmiany harmonogramu czasu pracy w trakcie trwającego już okresu rozliczeniowego są dopuszczalne jedynie w wyjątkowych sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy oraz w przepisach Kodeksu pracy.
Przykład:
Pracownik w przepisach wewnętrznych ustalił, że choroba pracownika uzasadnia zmianę harmonogramu czasu pracy i jest podstawą do ułożenia dla innego pracownika lub innych pracowników nowych grafików czasu pracy. Taki zapis będzie prawidłowy.
Zgodnie ze stanowiskiem PIP, okolicznością uzasadniającą zmianę obowiązującego w danym okresie rozliczeniowym harmonogramu czasu pracy będą zatem okoliczności uniemożliwiające wykonywanie pracy zgodnie z planem, których pracodawca nie mógł przewidzieć na etapie jego układania.
Szczególne przypadki umożliwiające zmianę harmonogramu powinny być wymienione w obowiązujących w zakładzie pracy aktach wewnątrzzakładowych (np. regulaminie pracy lub w obwieszczeniu).
Istnieją też przesłanki kodeksowe
Konieczność zmiany harmonogramu czasu pracy w trakcie okresu rozliczeniowego może także wynikać z Kodeksu pracy. Przesłanką mogą być np. przepisy dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i jej rekompensaty czasem wolnym od pracy czy też dotyczące możliwości polecania pracownikom pracy w dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, w niedzielę czy w święta.
