Każdy beneficjent unijny zostanie skontrolowany

Data: 21-06-2015 r.

Oprócz typowych wizyt kontrolnych czy monitorujących kontrole mogą zostać przeprowadzone w instytucji wdrażającej i polegają na weryfikacji dokumentów dostarczonych przez beneficjenta. Rodzaj kontroli zależy m.in. od wysokości budżetu, rodzaju i złożoności podejmowanych działań, trybu udzielania zamówień czy odchyleń od założonego harmonogramu rzeczowo-finansowego.

Kontrole są przeprowadzane nie tylko przez instytucje wdrażające i zarządzające. Beneficjenci dysponują środkami publicznymi, dlatego mogą być weryfikowani również przez urzędy kontroli skarbowej, Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju, Najwyższą Izbę Kontroli.

Kontrole przeprowadzane w miejscu realizacji projektu dzielą się na planowane oraz doraźne. Te pierwsze odbywają się zgodnie z przyjętym i zatwierdzonym rocznym planem kontroli, a o ich wszczęciu beneficjent jest informowany z co najmniej 5-dniowym wyprzedzeniem. Natomiast kontrole doraźne przeprowadzane są spontanicznie, a podstawą do ich wszczęcia są informacje o niewłaściwej realizacji projektu, nieprawidłowościach lub podejrzeniu ich wystąpienia. Wówczas kontrolujący przybywają na miejsce realizacji projektu bez uprzedniego zawiadomienia. Beneficjent musi poddać się kontroli. Odmowa bądź usiłowanie przesunięcia terminu wizyty są podstawą do rozwiązania umowy o dofinansowanie.

Najczęściej kontrole odbywają się po złożeniu wniosku o płatność końcową. Czas oczekiwania na wizytę kontrolną jest różny – od kilku do nawet kilkunastu tygodni. Warunkiem wypłaty ostatniej transzy dofinansowania jest pozytywny wynik kontroli.

Przygotowanie do kontroli

Najlepszą metodą przygotowania się do kontroli jest prawidłowa i zgodna z umową o dofinansowanie realizacja projektu oraz systematyczne gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji z nim związanej. Weryfikowane są dwa główne obszary projektu – zakres rzeczowy oraz dokumentacja. Najkorzystniej jest zachować następujący układ dokumentów:

1) dokumentacja aplikacyjna wraz z umową o dofinansowanie oraz zawartymi do niej aneksami;
2) ostateczne wersje zatwierdzonych wniosków o płatność wraz z oryginałami rozliczanych w nich dokumentów księgowych z naniesionymi opisami, potwierdzeniami płatności oraz składanymi oświadczeniami czy wyjaśnieniami;
3) dokumentacja przetargowa lub w przypadku beneficjentów, którzy nie są zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, dokumentacja potwierdzająca wybór konkurencyjny dostawców i wykonawców, na którą składać się powinny:

  • zapytanie ofertowe wraz z potwierdzeniem jego upublicznienia, ewentualnie przekazania potencjalnym oferentom,
  • zebrane oferty,
  • protokół wyboru dostawcy/wykonawcy,
  • umowa z dostawcą, zlecenie lub zamówienie,
  • protokoły odbioru,
  • w przypadku korzystania z zaliczki wyciągi z rachunku bankowego dedykowanego dla płatności przekazywanych w formie zaliczki,
  • korespondencja z podmiotami zaangażowanymi w realizację,
  • dokumenty potwierdzające osiągnięcie wskaźników produktu oraz rezultatu.

Należy również sprawdzić, czy projekt został prawidłowo oznakowany. W szczególności dotyczy to umieszczenia tablicy informacyjnej lub pamiątkowej, oznakowania budynków oraz zakupionych środków trwałych, zamieszczenia informacji na stronie internetowej beneficjenta oraz oznakowana segregatorów, w których przechowywana jest dokumentacja.

Obowiązki kontrolowanego

Beneficjent musi zapewnić:

  • nieograniczony wgląd we wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu, zarówno papierowe, jak i elektroniczne,
  • możliwość tworzenia uwierzytelnionych kopii i odpisów dokumentów,
  • nieograniczony dostęp do urządzeń, obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt,
  • udzielanie wszystkich żądanych wyjaśnień o realizacji projektu w formie pisemnej i ustnej,
  • tworzenie zestawień, opracowań, odpowiedzi na zapytania zespołów kontrolujących i zespołów weryfikujących wydatki.
Małgorzata Nejfeld, dyrektor zarządzający Kancelaria Doradztwa Gospodarczego Cieślak & Kordasiewicz

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

30 najciekawszych pytań z prawa pracy

pobierz

Różnicowanie wynagrodzeń na takich samym stanowiskach

pobierz

Dokumentacja pracownicza

pobierz

Pracownik może krytykować decyzje szefa, ale nie jego osobę

pobierz

Polecane artykuły

Array ( [docId] => 37351 )
Array ( [docId] => 37351 )


Array ( [docId] => 37351 )