Pracodawca nie może przechowywać w aktach osobowych pracownika ksera jego dowodu osobistego, chyba że uzyska na to pisemną zgodę pracownika. Pracownik powinien jedynie okazać dowód do wglądu, jeżeli zażąda tego pracodawca.
Przepisy Kodeksu pracy dokładnie określają rodzaj danych, jakich pracodawca może żądać od kandydata do pracy i pracownika.
Podpisany kwestionariusz
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma jednak prawo zażądać udokumentowania tych danych.
Przekazanie danych osobowych pracownika następuje w drodze wypełnienia kwestionariusza osobowego, który występuje w dwóch postaciach:
W kwestionariuszach kandydat i pracownik potwierdzają zgodność podanych danych osobowych z dowodem osobistym lub innym dowodem tożsamości wskazując jego serię, numer oraz organ, który wydał dokument. Pracodawca ma prawo zażądać złożenia takich kwestionariuszy i przechowywać je w aktach osobowych pracownika. Formalnie nie ma natomiast podstaw do tego, aby w aktach osobowych przechowywać ksero dowodu osobistego pracownika.
Tylko do wglądu
Pracownik powinien okazać dowód do wglądu, jeżeli zażąda tego pracodawca celem potwierdzenia podanych danych. Natomiast kserowanie dowodu wymagałoby uzyskania dodatkowej zgody pracownika, dla celów dowodowych, wyrażonej na piśmie zezwalającej na przetwarzanie danych osobowych pracownika w konkretnym celu, tj.: np. przechowywania w aktach osobowych. Dowód osobisty zawiera bowiem dane wykraczające poza zakres informacji wymienionych w Kodeksie pracy, jakich od pracownika może żądać pracodawca.
Podstawa prawna:
- art. 221 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94),
- § 1 ust. 1 pkt 1, ust. 2a, ust. 2b, ust. 3 i ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.),
- art. 23 ust. 1 pkt 1 i pkt 2, art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).
Katarzyna Pietruszyńska
Zobacz także:
