Korzystanie z samochodu i telefonu służbowego

Data: 31-01-2013 r.

Pracownicy często korzystają ze służbowych samochodów i telefonów komórkowych nie tylko do wykonywania zadań związanych z pracą. Jeżdżą i telefonują również prywatnie. Jednak nie zawsze jest ustalone, czy mogą pojechać samochodem służbowym po prywatne zakupy albo na wakacje. Czy pracodawca zawsze może potrącić pracownikowi z pensji koszt telefonicznych rozmów prywatnych?

Pracownik może być odpowiedzialny za szkody powstałe w używanym przez siebie służbowym telefonie i samochodzie. Jeżeli uszkodzi służbowe auto poza pracą, to zapłaci za naprawę.

Korzystanie ze służbowego samochodu podczas pracy

Coraz częściej pracownik otrzymuje od pracodawcy samochód służbowy zarówno do wykonywania pracy, jak i do użytku prywatnego. Do kogo wówczas należy pokrywanie kosztów eksploatacji samochodu służbowego? Jaki jest zakres odpowiedzialności pracownika za szkody, jakie mogą powstać w trakcie jego użytkowania?

Jeżeli pracownik dostaje samochód wyłącznie do celów służbowych, sprawa jest prosta. Wtedy to firma, jako pracodawca, ponosi koszty eksploatacji samochodu (paliwo, naprawy, ubezpieczenie). Gdy pracownik zwraca samochód po zakończeniu pracy, to firma jest za niego odpowiedzialna i powinna go w odpowiedni sposób zabezpieczyć. A więc wszelkie koszty, jakie są związane z eksploatacją samochodu służbowego w trakcie wykonywania przez pracownika jego obowiązków służbowych, obciążają pracodawcę.

Korzystanie ze służbowego samochodu w celach prywatnych

Inaczej jest, kiedy pracownikowi zostanie udostępniony samochód służbowy zarówno do wykonywania pracy, jak i do celów prywatnych. Wówczas kwestie związane z użytkowaniem samochodu służbowego mogą być szczegółowo uregulowane w umowie o powierzeniu pracownikowi mienia, w tym przypadku samochodu należącego do pracodawcy.

Jeżeli służbowe auto zostało udostępnione pracownikowi do wykonywania pracy oraz do celów prywatnych, należy ustalić, czy koszty paliwa ponosi wyłącznie pracodawca, czy też część kosztów będzie ponosił pracownik.

Jeżeli samochód będzie w ciągłej dyspozycji pracownika, pracodawca powinien ustalić w umowie lub regulaminie, w jaki sposób samochód będzie przechowywany (w garażu, na parkingu strzeżonym) oraz kto będzie ponosił związane z tym koszty.

Zawarcie umowy z pracownikiem o powierzeniu mienia w postaci samochodu służbowego jest bardzo korzystne dla firmy, pozwala ustalić zakres odpowiedzialności materialnej pracownika w przypadku uszkodzenia lub utraty samochodu.

Pracownik, któremu powierzono samochód z obowiązkiem zwrotu odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Jeśli coś stanie się z samochodem powierzonym pracownikowi na podstawie umowy o powierzeniu mienia, będzie on musiał naprawić powstałą w ten sposób szkodę.

Podstawą odpowiedzialności materialnej pracownika w przypadku odpowiedzialności za mienie powierzone jest:

  • powstanie szkody oraz
  • prawidłowe powierzenie mienia.

Odpowiednie powierzenie mienia polega na przekazaniu go pracownikowi w sposób umożliwiający mu w przyszłości zwrot mienia albo wyliczenie się z niego. Dowodem prawidłowego powierzenia może być protokół zdawczo-odbiorczy lub oświadczenie pracownika o odebraniu określonego samochodu będącego własnością pracodawcy.

Korzystanie ze służbowego telefonu komórkowego

Pracownik, który dostaje służbowy telefon komórkowy, powinien mieć uregulowane zasady uży­wania. Najwygodniej jest, by zawarł w tym celu umowę z pracodawcą. W umowie powinno zostać określone:

  • jaki jest limit rozmów przeznaczonych do wykorzystania przez pracownika,
  • czy pracownik może korzystać z telefonu jedynie do rozmów służbowych, czy również do rozmów pry­watnych oraz
  • w jaki sposób i za jakie rozmowy pracownik będzie zwracał firmie koszty.

W umowie może zostać także uregulowana kwestia potrącania z wynagrodzenia kwot wynikających z przekroczenia limitów. Jednak pracodawca nie może bez zgody pracownika potrącić należności związanych z przekroczeniem limitu rozmów z telefonu służbowego. Za każdym razem, gdy znana jest już kwota, jaką trzeba potrącić, należy uzyskać na to zgodę.

Zgoda pracownika na potrącanie z jego wynagrodzenia należności, które wystąpią dopiero w przyszłości, jest nieważna. Pracownik może wyrazić zgodę na potrącenie dopiero po powstaniu takiej należności, czyli gdy przekroczy przyznany mu limit rozmów telefonicznych.

Rafał Jaroszyński, specjalista prawa pracy

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

30 najciekawszych pytań z prawa pracy

pobierz

Różnicowanie wynagrodzeń na takich samym stanowiskach

pobierz

Dokumentacja pracownicza

pobierz

Pracownik może krytykować decyzje szefa, ale nie jego osobę

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

Array ( [docId] => 26839 )
Array ( [docId] => 26839 )


Array ( [docId] => 26839 )