Zasadą jest, że w planie rocznym należy uwzględnić cały przysługujący pracownikowi urlop wypoczynkowy, z wyjątkiem 4 dni urlopu na żądanie. Oznacza to, że w planie umieszcza się zarówno cały urlop za rok bieżący, jak i urlop zaległy, jeżeli taki pozostał pracownikowi do wykorzystania. Skoro bowiem plan urlopów będzie ustalany na następny rok, to powinien on uwzględniać cały przysługujący pracownikowi urlop wypoczynkowy, w tym także ten zaległy.
Natomiast plany sporządzane na krótsze okresy, np. półroczne lub kwartalne, powinny zawierać uzgodnienia co do wykorzystania urlopu w danym okresie. Sporządzanie planów kwartalnych nie oznacza bowiem obowiązku wykorzystania przez wszystkich pracowników części urlopu odpowiadającej okresowi, na jaki sporządza się plan. Może się więc zdarzyć i tak, że niektórzy pracownicy nie będą objęci kwartalnym planem urlopów, z uwagi na chęć wykorzystania przysługującego im urlopu w całości w ramach kolejnego planu kwartalnego.
Bez urlopu na żądanie
W planie nie uwzględnia się jedynie 4 dni tzw. urlopu na żądanie. Urlop ten podlega nieco innym zasadom niż „zwykły urlop” wypoczynkowy. Pracownik nie musi składać wniosku o urlop na żądanie ani także uzgadniać z pracodawcą terminu jego wykorzystania. Z założenia bowiem jest to urlop na nieprzewidziane sytuacje.
Nie oznacza to jednak, że pracownik może samowolnie udać się na ten urlop – wciąż musi uzyskać zgodę pracodawcy. Pracodawca, ze względu na szczególne okoliczności, może zaś żądaniu pracownika odmówić (zob. wyrok SN z 28 października 2009 r., II PK 123/09, OSNP 2011/11-12/148).
Urlop uzupełniający
Przy ustalaniu plan urlopów, nie można zapomnieć o uwzględnieniu urlopu uzupełniającego, jeżeli w danym roku pracownik nabędzie do niego prawo. W takim przypadku zapis planu urlopów uwzględniający urlop uzupełniający będzie traktowany warunkowo. Jeśli pracownik nabędzie prawo do urlopu uzupełniającego w trakcie pracy w danej firmie, będzie miał prawo go wykorzystać w terminie ustalonym w planie.
Zaległy wypoczynek
Jeżeli przy sporządzaniu planu urlopów okaże się, że pracownik ma jeszcze niewykorzystany urlop wypoczynkowy z zeszłego roku, plan urlopów powinien uwzględniać także i ten urlop. Urlop zaległy musi zostać wykorzystany przez pracownika do 30 września następnego roku.
Wprawdzie urlop niewykorzystany w tym terminie nie przepada, ale pracodawca naraża się na odpowiedzialność za wykroczenie polegające na nieudzielaniu przysługującego urlopu wypoczynkowego.
Przedawnienie uprawnień
Nie ma domniemania, że pracownik musi w pierwszej kolejności wykorzystać urlop zaległy. Niemniej jednak takie udzielanie urlopu da pracodawcy gwarancję, że nie złamie on zasad udzielania urlopów i nie narazi się na ewentualną karę.
Jeżeli więc pracownik ma jeszcze do wykorzystania urlop za rok ubiegły, należy dopilnować, aby w pierwszej kolejności wykorzystał on urlop zaległy.
Urlop wskazany w planie urlopów przedawnia się z upływem trzech lat
od dnia, w którym stał się wymagalny. Bieg przedawnienia rozpoczyna się w
zależności od okoliczności albo z końcem roku kalendarzowego, za który
urlop przysługuje, albo najpóźniej z 30 września następnego, jeżeli
urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie
pracownika lub pracodawcy (wyrok SN z 11 kwietnia 2001 r., I PKN 367/00,
OSNP 2003/2/38).
Podstawa prawna:
- art. 153, art. 1552a, art. 158, art. 161– 168, art. 1821 § 6, art. 1823, art. 183, art. 205 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).
Autor: Katarzyna Wrońska-Zblewska, prawnik, specjalista prawa pracy
Opracowanie redakcyjne: Michał Tomaszewski
