Wdrażasz e-dokumentację – poznaj 7 działań przedwstępnych, które musisz zrealizować

Data: 18-07-2017 r.

Każda placówka czy gabinet lekarski, bez względu na wielkość, musi zmierzyć się w wdrożeniem systemu do prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej. Jak skutecznie się przygotować do tego procesu, aby nowe rozwiązanie spełniało nasze oczekiwania?

Przygotowując się do wdrożenia, zacznij od analizy stanu obecnego oraz funkcjonujących rozwiązań wspomagających tworzenie dokumentacji pacjenta. W każdej placówce, niezależnie od jej wielkości czy liczby personelu, funkcjonuje obieg dokumentacji medycznej. Często jest to proces „analogowy”. Dokumentację tworzymy ręcznie podczas wizyty pacjenta w gabinecie. Po zakończeniu wizyty dokumenty trafiają do imiennej teczki, a następnie do szafy, wraz z kartotekami innych pacjentów.

 

Kolejna istotna czynność to prześledzenie ścieżki kartoteki pacjenta podczas wizyty lekarskiej. Wypisz wszystkie osoby (ich stanowiska), które mają bezpośredni kontakt z dokumentacją. Te informacje będą przydatne, gdy będziesz określać uprawnienia i charakterystykę kont użytkowników nowego systemu.

Następnie przelicz wszystkie stanowiska, na których będzie wymagany dostęp do bazy danych dokumentacji medycznej. Może się okazać, że będziesz musiał zaplanować dodatkowe stanowiska komputerowe w miejscach, o których w pierwszej chwili nie pomyślałeś (np. sale operacyjne czy sale chorych).

W dalszej kolejności oceń znajomość nowych technologii przez lekarzy. W przypadku starszych lekarzy być może będziesz musiał utworzyć dodatkowe stanowisko (pielęgniarka/sekretarka medyczna) do bezpośredniej obsługi nowego systemu i wprowadzania danych podawanych przez lekarza wykonującego badanie. Pamiętaj przy tym o odpowiedzialności lekarza za dokumentację medyczną nawet, gdy błąd w dokumentacji powstał z winy osoby, która wpisywała informacje. To powinno motywować lekarzy do kontroli jakości wpisywanych danych bądź do wpisywania ich samodzielnie.

Weź pod uwagę kwestie techniczne

Sprawdź też możliwości w zakresie szerokopasmowego dostępu do Internetu. To bardzo ważna kwestia, jeśli rozważasz wdrożenie systemu funkcjonującego w formie Software as a Service (SAS - oprogramowanie jako usługa). Do poprawnego funkcjonowania takich systemów wymagane jest stabilne i dość szybkie łącze. Systemy tego typu są bezużyteczne w przypadku braku dostępu do Internetu, ponieważ bazy danych znajdują się poza placówką – najczęściej w siedzibie dostawcy. Dobrym rozwiązaniem w przypadku takich rozwiązań jest zapewnienie zapasowego dostępu do Internetu.

Jeżeli Twoja placówka ma już infrastrukturę informatyczną (stanowiska komputerowe połączone w sieć, serwer bądź serwery danych, drukarki i inny sprzęt biurowy podłączony do sieci komputerowej, aparaturę medyczną), przeprowadź inwentaryzację całości sprzętu komputerowego. W raporcie z inwentaryzacji zawrzyj informacje o liczbie i typie komputerów, licencjach na oprogramowanie, specyfikacji serwerów i ich systemów operacyjnych (jeśli placówka ma środowisko serwerowe). Opisz w raporcie system informatyczny, którego do tej pory używała placówka, jako wsparcia w prowadzeniu działalności leczniczej (system rozliczeń z NFZ, harmonogramy wizyt, system obsługi strony www, portale intranetowe itp). Cenna będzie również informacja o formie, w jakiej funkcjonuje obsługa informatyczna naszej placówki. Czy jest to niezależny specjalista nadzorujący nasze systemy z zewnątrz czy etatowy pracownik bądź dział IT, w którym pracuje kilku specjalistów.

Pamiętaj o partnerach biznesowych

Kolejną niezwykle istotną kwestią podczas planowania wdrożenia systemu elektronicznej dokumentacji pacjenta są plany rozwoju placówki. Wraz z jej rozbudową system komputerowy również będzie musiał być do tego dostosowany. Upewnij się, że system, który wybierasz, będzie łatwo rozwijać i proces ten nie dostarczy Ci ukrytych kosztów oraz wyzwań organizacyjnych.

Przyjrzyj się innym podmiotom, z którymi współpracujesz. Są to najczęściej jednoosobowe (lub grupowe) praktyki lekarskie, które po wstępnym rozpoznaniu kierują pacjentów do specjalistów bądź pracowni diagnostycznych w Twojej placówce. Współpraca z nimi oznacza również wymianę dokumentacji medycznej. Taka jednoosobowa praktyka lekarska musi mieć możliwość dostępu do naszego systemu dokumentacji medycznej i odwrotnie.

Ostatnią „przedwstępną” czynnością, jaką powinieneś wykonać, jest analiza procesów obiegu dokumentacji niemedycznej. Może się okazać, że również w obszarze dokumentacji administracyjnej czy finansowej możesz wprowadzić elementy obiegu elektronicznego. Jeśli budżet na to pozwala, zastanów się, czy przy okazji wdrażania systemu dla elektronicznych danych medycznych nie zainwestować również w system dla pozostałych dokumentów. Zaoszczędzisz w ten sposób dużo czasu i kłopotów organizacyjnych. Zamiast dwóch, będziesz nadzorował tylko jeden proces wdrożeniowy.

Wdrożenie e-dokumentacji - 7 niezbędnych czynności przedwstępnych

  1. Przeanalizuj stan obecny oraz funkcjonujące rozwiązania informatyczne/posiadany sprzęt komputerowy.
  2. Prześledź ścieżkę kartoteki pacjenta.
  3. Przelicz wszystkie stanowiska w ośrodku, na których musisz zapewnić dostęp do bazy danych dokumentacji medycznej.
  4. Oceń znajomość nowych technologii przez lekarzy.
  5. Sprawdź możliwości ośrodka w zakresie szerokopasmowego dostępu do Internetu.
  6. Dostosuj system informatyczny do planów rozwoju placówki/gabinetów, z którymi współpracujesz.
  7. Przeanalizuj procesy obiegu dokumentacji niemedycznej.
Paweł Piecuch, specjalista z zakresu informatyzacji, pracował jako menedżer w NZOZ Klinika Okulus sp. z o.o., dyrektor strategii rozwoju w NZOZ Szpital pod Bukami, był dyrektorem sektora ochrony zdrowia w Alterkom sp. z o.o.

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Ochrona danych osobowych w gabinecie lekarskim – przygotuj się do dużych zmian

pobierz

Jak przygotować raport o sytuacji ekonomiczno-finansowej SPZOZ Nowy obowiązek dla kierownika

pobierz

Elektroniczna dokumentacja medyczna

pobierz

Jak zarządzać ryzykiem w ujęciu ISO 9001:2015

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

  • CZUBLUN TRĘBICKI Kancelaria Radców Prawnych Spółka Partnerska

    ul. Solec 18 lok. U12, 00–410 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Prawna Skarbiec

    ul. Maciejki 13, 02-181 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Prawna GHMW - Hulist, Prawdzic Łaszcz - Radcowie Prawni spółka partnerska

    ul. T. Lenartowicza 5/3, 31-138 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Adwokacka Adwokat Bartłomiej Trochimiuk

    ul. Patriotów 110, I piętro, lok. 116, 04-844 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • Radca prawny Maciej Tracz

    ul. Zygmunta Krasińskiego 18 lok. 237, 01-581 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • KANCELARIA RĄPAŁA

    ul. Bartoszewicza 3 lok. 24, 00-337 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • CHMIELNIAK ADWOKACI

    ul. Gliwicka 6/2 40-079 Katowice

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Ożóg Tomczykowski Sp. z o.o.

    ul. Sienna 39 00-121 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Adwokacka - Adwokat Anna Borysewicz

    ul. Kościuszki 1 lok. 100, 09-402 Płock

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Prawa Pracy - Anna Telec

    ul. Stanisława Dygata 3 lok. 46, 01-748 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelarii Naworska Marszałek sp.k. w Toruniu

    ul. Łubinowa 46-48 lok.8 87-100 Toruń

    Wyświetl wizytówkę
  • Błach Dynerowicz Bujak Kancelaria Prawna Sp. z o.o.

    ul. Krakowska 5/23 31-062 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • KANCELARIA RADCY PRAWNEGO CEZARY MŁOTEK

    ul. Ordona 8 05-480 Karczew

    Wyświetl wizytówkę
Array ( [docId] => 40561 )
Array ( [docId] => 40561 )

Array ( [docId] => 40561 )