Dokumentacja próbnej ewakuacji powinna wskazać dyrektorowi problemy, które mogą utrudnić sprawną i bezpieczną ewakuację oraz stanowić materiał porównawczy przy ocenie podobnych ćwiczeń prowadzonych w przyszłości. Rozporządzenie nie wskazuje jakie dokumenty należy stworzyć, dlatego powinna opisywać to Instrukcja Bezpieczeństwa Pożarowego.
Niezależnie od tego, czy przyjęto formę protokołu, czy sprawozdania, w dokumentacji próbnej ewakuacji powinny znaleźć się co najmniej następujące informacje:
- data i godzina przeprowadzonego ćwiczenia ewakuacyjnego,
- udział służb specjalnych w ćwiczeniach ewakuacyjnych (straży, policji, zespołów ratownictwa medycznego),
- informacja o sposobie ogłoszenia alarmu ewakuacyjnego,
- liczba ewakuowanych osób (do weryfikacji danych można wykorzystać wykazy obecności uczniów i pracowników) oraz wskaźnik procentowy liczby ewakuowanych osób w stosunku do całkowitej liczby osób jaka mogła przebywać w obiekcie w czasie ewakuacji z związku ze stałym użytkowaniem obiektu,
- czas ewakuacji poszczególnych obszarów/kondygnacji/ stref, na które podzielony jest obiekt,
- czas ewakuacji całego obiektu mierzony od momentu ogłoszenia alarmu do chwili opuszczenia budynku przez zorganizowane grupy osób,
- całkowity czas ewakuacji całego obiektu mierzony od momentu ogłoszenia alarmu do chwili opuszczenia go przez wszystkich użytkowników (bez osób prowadzących ćwiczenie),
- ocena, spostrzeżenia, wnioski podsumowujące ćwiczenie,niezbędne do modyfikacji Instrukcji Bezpieczeństwa Pożarowego,obejmujące itp.:
- sposób rozpoczęcia ewakuacji/ogłoszenia alarmu, zasięg słyszalności środków technicznych użytych do ogłaszania alarmu, skuteczność alarmu,
- stan sprawności systemów awaryjnych (oświetlenia ewakuacyjnego, elektrycznych zamknięć w drzwiach ewakuacyjnych, itp.),
- stan dróg i wyjść ewakuacyjnych, drożność i równomierność rozłożenia natężenia przemieszczania się zorganizowanych grup osób na głównych drogach ewakuacyjnych,
- zgodność postępowania uczniów, nauczycieli, innych pracowników z wymaganiami Instrukcji Bezpieczeństwa Pożarowego podczas ewakuacji i po ewakuacji (prawidłowość pozostawienia pomieszczeń, prowadzenia ewakuacji, znajomość wyznaczonego miejsca do grupowania się osób ewakuowanych, sprawdzenie stanu osobowego poszczególnych klas oraz osób ewakuowanych z innych pomieszczeń, ewidencja osób brakujących, itp.),
- poprawność i efektywność działań pracowników odpowiedzialnych za organizację i przebieg ewakuacji (wyłączenie dopływu prądu, zabezpieczenie pomieszczeń/dokumentów, koordynowanie ćwiczeń ewakuacyjnych, itp.),
- wszystkie zauważone nieprawidłowości, jeżeli takie wystąpiły,
- konieczne działania, które trzeba podjąć, aby wyeliminować zauważone nieprawidłowości, wpływające negatywnie na warunki ewakuacji.