Dokumentację kontroli zarządczej należy przechowywać dopóki jest przydatna

Autor: Lucyna Gromiec
Data: 22-02-2016 r.

Zasady przechowywania dokumentacji kontroli zarządczej w przedszkolu nie są regulowane przepisami prawa. Dokumentacja powinna być przechowywana tak długo, jak długo jest obowiązująca, aktualna i istotna.

Nie można jednoznacznie wskazać, jak długo powinna być przechowywana dokumentacja kontroli zarządczej. Obejmuje ona bowiem szeroki wachlarz dokumentów regulujących niemal każdą sferę działalności przedszkola. Należy zatem przechowywać ją przez okres, w którym obowiązuje i jest istotna. Można także praktykować zasady stosowane w odniesieniu do przechowywania pozostałej dokumentacji przedszkolnej.

Przykład:

Koncepcję przedszkola opracowuje się na okres trzech lub pięciu lat, plan nadzoru na jeden rok szkolny, plan finansowy na jeden rok budżetowy. Na dłuższy czas opracowuje się statut, instrukcje, regulaminy, procedury itp. Stąd poprzez analogię, wychodząc z założenia, że większość dokumentacji księgowej oraz dokumentacji przebiegu nauczania przechowuje się przez pięć lat, przez taki okres czasu warto przechowywać dokumentację kontroli zarządczej.

Dokumenty przechowuje się zgodnie z instrukcją kancelaryjną

Dyrektor przedszkola wprowadza zarządzeniem (po uzgodnieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego) instrukcję kancelaryjną, archiwalną oraz jednolity rzeczowy wykaz akt. Przy jednolitym rzeczowym wykazie akt powinien określić kategorię archiwalną dokumentacji kontroli zarządczej. Jeżeli dokumenty nie są gromadzone w archiwum w przedszkolu, należy wprowadzić również zasady gromadzenia i przechowywania dokumentów w składnicy akt.

Wykaz dokumentów kontroli zarządczej nie jest ściśle określony

Ogólnie obowiązujące przepisy prawa nie określają formy dokumentowania kontroli zarządczej i okresu jej przechowywania. Komunikat ministra finansów w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych może posłużyć do stworzenia przykładowej listy tego typu dokumentacji. Dokumenty nowo opracowane na potrzeby kontroli zarządczej lub już istniejące powinny ułatwiać osiągnięcie zaplanowanych celów i zadań realizowanych w cyklu roku szkolnego (cele i zadania pedagogiczne) i budżetowego (związane z finansami).

Dokumenty, czyli tzw. narzędzia kontroli zarządczej, które powinny być wprowadzone dodatkowo w przedszkolu (często narzucone przez jednostkę samorządu terytorialnego w odrębnych zarządzeniach, regulujących zasady funkcjonowania kontroli zarządczej na swoim terenie) to:

  • zarządzenie w sprawie wprowadzenia i organizacji kontroli zarządczej,
  • procedura zarządzania ryzykiem i dokumentacja z tym związana,
  • roczny plan działalności przedszkola (najważniejsze cele i przypisane im zadania),
  • sprawozdanie z wykonania planu,
  • oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, w tym samoocena.

Dokumentację kontroli zarządczej mogą stanowić wszystkie dokumenty wewnętrzne obowiązujące w przedszkolu, również te wdrożone przed jej wprowadzeniem. Żaden dokument wewnętrzny nie musi być oznaczony jako powiązany z kontrolą zarządczą.

Lucyna Gromiec, konsultant w Pracowni Doskonalenia Kadry Kierowniczej Oświaty i Doradztwa Metodycznego Świętokrzyskiego Centrum Doskonalenia Nauczycieli w Kielcach

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Polecamy kancelarię:

Array ( [docId] => 38625 )
Array ( [docId] => 38625 )

Array ( [docId] => 38625 )