Szkoła niepubliczna nie musi mieć instrukcji kancelaryjnej

Przepisy dotyczące postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych nie dotyczą szkół niepublicznych (art. 5 ustawy z 14 lipca 1983 r.).

Prawidłowe działanie szkoły niepublicznej wymaga ustalenia zasad i trybu obiegu dokumentów, które zapewnią odpowiednie i skuteczne administrowanie. Należy opracować procedurę obiegu dokumentów dostosowaną do warunków organizacyjnych i specyfiki szkoły (praktycznie jest ona instrukcją kancelaryjną).

Aby stworzyć taki dokument, można wzorować się zapisami rozporządzenia, które określa zasady postępowania z dokumentacją, jej przechowywania, klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (rozporządzenie z 16 września 2002 r.).

Likwidowana placówka niepubliczna przekazuje dokumentację nauczania kuratorium

W przypadku likwidacji szkoły niepublicznej, jej dokumentację przebiegu nauczania (w tym arkusze ocen) przekazuje się organowi sprawującemu nadzór pedagogiczny, w terminie jednego miesiąca od dnia zakończenia likwidacji (art. 84 ust. 4 ustawy z 7 września 1991 r.).

Wspomniane w pytaniu dokumenty przechowuje się następująco:

• arkusze ocen – kategoria B50 (dokumentacja niearchiwalna) – 50 lat;

• dokumenty dotyczące zatrudnienia teczki osobowe pracowników – akta osobowe kategoria B50 (dokumentacja niearchiwalna) – 50 lat.