Niewłaściwe prowadzenie akt osobowych to wykroczenie

Jeśli dyrektor szkoły prowadzi akta osobowe pracowników, ale robi to w sposób nieprawidłowy, inspektor pracy nie może za to nałożyć mandatu. Wydaje wówczas wystąpienie, w którym wskazuje błędy popełnione w prowadzeniu akt osobowych. Na wystąpienie trzeba odpowiedzieć inspektorowi w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania i zastosować się do jego zaleceń.

Niedozwolone jest również niewłaściwe przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych, czyli pozostawienie jej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Nie należy więc trzymać dokumentów w miejscach, gdzie mogłyby zostać np. zalane, podarte, zgubione lub skradzione. Nie wolno trzymać niezabezpieczonej dokumentacji „na wierzchu”, należy trzymać ją w teczkach, najlepiej w zamkniętych.

W aktach osobowych można przechowywać wyłącznie odpisy lub kopie dokumentów dostarczanych przez pracowników. Jeśli doniosą do szkoły oryginalne dokumenty, należy sporządzić z nich odpisy lub kopie i włączyć je do akt osobowych. Można je poświadczyć za zgodność z oryginałem, lecz nie ma takiego obowiązku, warto jednak to zrobić, aby mieć pewność, że kopie rzeczywiście są identyczne z oryginalnymi dokumentami. Oryginały trzeba oddać pracownikowi.

Wszystkie przedstawiane przez pracownika dokumenty stanowią jego własność. Dlatego można żądać od niego przedłożenia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

W aktach można przechowywać oryginały tych dokumentów, które sporządza się w danej szkole lub które dostarcza nie pracownik, ale np. firma szkoląca. Dotyczy to w szczególności zaświadczenia o odbyciu szkolenia bhp lub orzeczenia lekarza medycyny pracy o zdolności do podjęcia pracy na zajmowanym stanowisku pracy.