Odpowiednia dokumentacja wydatków zmniejszy koszty uzyskania przychodu

Podatnicy, którzy nie posiadają odpowiednich dokumentów potwierdzających wydatki, mogą mieć problemy z zaliczeniem ich do kosztów podatkowych. Przekonał się o tym przedsiębiorca sprzedający używane katalizatory do samochodów. Podczas kontroli skarbowej okazało się, że posiada jedynie zapiski w kalendarzu, dokumentujące zakupy.

Taki sposób prowadzenia dokumentacji okazał się niewystarczający dla organu podatkowego, który uznał, że podatnik prowadził nieopodatkowaną działalność gospodarczą w zakresie obrotu używanych katalizatorów samochodowych. Sprawa trafiła do WSA we Wrocławiu, który stwierdził, że działania podatnika były podejmowane w celach zarobkowych, w sposób zorganizowany, a okres, przez który osiągał z tego tytułu dochody, wskazywał ciągłość tej działalności.

Stanowisko to podzielił Naczelny Sąd Administracyjny, który dodatkowo stwierdził, że wydatki na zakup części samochodowych udokumentowane odręcznymi notatkami w kalendarzu nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

Sąd stwierdził, że poza koniecznością istnienia związku przyczynowo-skutkowego warunkiem uznania wydatku za koszt podatkowy jest jego faktyczne poniesienie przez podatnika i dowiedzenie istnienia związku przyczynowego pomiędzy wydatkiem a uzyskanym przychodem.

Najprostsze jest udokumentowanie tego związku w sposób określony w przepisach rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Sąd wskazał jednak, że regulacje tego rozporządzenia nie są przepisami prawa podatkowego, kształtującymi zasady dopuszczalności ujęcia określonych wydatków w kosztach uzyskania przychodu – w tym zakresie bowiem przesądzające znaczenie mają ustawy podatkowe.

Jak stwierdzono w analizowanym orzeczeniu, nikłą wartość dowodową mają dowody własne podatnika i posiadane przez niego zapiski – konieczne jest ich potwierdzenie dowodami zewnętrznymi albo choć uprawdopodobnienie na podstawie zewnętrznych źródeł. Nie dowodzi poniesienia kosztów również sam fakt posiadania towarów handlowych.