Wydatki na zorganizowanie imprezy integracyjnej lub wyjazd integracyjny zasadniczo powinny być finansowane ze środków obrotowych spółki. W organizowaniu tych imprez nie jest bowiem brane pod uwagę kryterium sytuacji rodzinnej, życiowej czy materialnej pracowników.
Wydatki na wyjazd integracyjny z ZFŚS
Kierowanie się powyższymi kryteriami jest istotne, jeśli przyznane świadczenia mają być finansowane z ZFŚS. Obecnie przeważa jednak pogląd, że ze środków funduszu można finansować tylko wydatki na działalność socjalną, uwzględniając przy tym przyznawanie świadczeń od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Zakwalifikowanie typowego spotkania integracyjnego do świadczonych w ramach działalności socjalnej z funduszu usług o charakterze wypoczynkowym, sportowo-rekreacyjnym czy nawet kulturalno-oświatowym może być trudne. Za finansowaniem wydatków na imprezy integracyjne ze środków obrotowych opowiadają się sądy administracyjne. Wydatki na imprezę integracyjną powinny być finansowane ze środków obrotowych, ponieważ nie są one działalnością socjalną i nie uwzględniają kryterium socjalnego (III SA/Wa 4283/06). A zatem bezpieczniej dla firmy będzie, jeśli zorganizuje imprezę integracyjną ze środków obrotowych spółki.
Warto jednak zaznaczyć, że w niektórych interpretacjach organy podatkowe zaakceptowały organizowanie imprezy okolicznościowej ze środków ZFŚS (np. DD3/033/174/KDJ/1/PK-1143).
Wydatki na wyjazd integracyjny w kosztach uzyskania przychodu
Do kosztów podatkowych można zaliczyć wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione nakłady i wydatki związane bezpośrednio lub pośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest poprawienie wyniku finansowego oraz osiągnięcie przychodu. A zatem wydatki na wyjazd integracyjny pracowników będą mogły być zaliczone do kosztów podatkowych, jeśli firma uzasadni, że był to wydatek racjonalny. Wydatki poniesione na zorganizowanie imprezy integracyjnej bądź wyjazd integracyjny dla pracowników są tzw. kosztami pracowniczymi, które można zasadniczo zaliczyć do kosztów podatkowych. Istotne jest jednak, aby przy organizowaniu takiej imprezy podkreślić charakter motywacyjny i integracyjny. Wówczas będzie można wykazać związek poniesionego kosztu z przychodem.
A zatem aby wydatki na organizowane imprezy bądź wyjazdy integracyjne dla pracowników można zaliczyć do kosztów podatkowych, nie mogą one mieć tylko charakteru konsumpcyjnego czy rekreacyjnego. Z programu imprezy lub wyjazdu muszą jasno wynikać elementy integrujące i motywujące pracowników. Warto zadbać o jak najlepsze udokumentowanie celu wyjazdu, jak też jego przebiegu. Im więcej dowodów potwierdzających charakter motywacyjny i integracyjny zorganizowanej imprezy, tym większa pewność, że nie zostanie zakwestionowana w kosztach w przypadku kontroli. Warto do faktur potwierdzających wydatek dołączyć np. program imprezy. Ponadto w programie wyjazdu należałoby umieścić np. prezentację dotyczącą podsumowania działalności firmy, plan jej rozwoju na przyszłość, podsumowanie pracy zespołu, zabawy integracyjne, zabawy poprawiające komunikację międzyludzką itp.
Podstawa prawna: art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku
dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz.
397 ze zm.).
Iwona Czauderna, doradca podatkowy
