Premie regulaminowe to te, których wypłata uzależniona jest od spełnienia konkretnych, ustalonych z góry i zobiektywizowanych warunków określonych w umowie o pracę lub w regulaminie wynagradzania (premiowania). Premie regulaminowe mają charakter roszczeniowy – mogą być dochodzone przez pracowników na drodze sądowej.
Premie należy potraktować jak składniki wynagrodzenia za pracę, przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy. Termin wypłaty premii nie jest jednak regulowany przepisami prawa powszechnie obowiązującego, wobec czego należy przyjąć, że o okresie, za który świadczenie jest należne, oraz o terminie jego wypłaty rozstrzyga w odniesieniu do premii regulaminowych – postanowienie umowy o pracę lub zapis zawarty w regulaminie wynagradzania (premiowania).
Moment zaliczenia do kosztów regulaminowej premii rocznej
Metody memoriałowej opisanej powyżej nie należy stosować w celu ustalenia momentu potrącenia przez pracodawcę kosztów z tytułu wypłaty premii rocznych, ponieważ odnoszą się one wyłącznie do takich składników wynagrodzenia, które są należne za okresy nie dłuższe niż miesiąc.
Jednak organy podatkowe uważają, że okres, za jaki świadczenie przysługuje pracownikowi, ma drugorzędne znaczenie, liczy się natomiast to, kiedy stało się należne oraz czy dochowano ustalonego terminu jego wypłaty.
Opierając się na stanowisku organów podatkowych wyrażonym m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora IS w Katowicach z 2 listopada 2010 r., nr: IBPBI/2/423-1434/1/MO można powiedzieć, że regulaminowe premie roczne są należne na koniec roku, którego dotyczą, nawet jeżeli ich wypłata następuje już w roku następnym. O tym, czy pracodawca będzie mógł je rozliczyć w rachunku podatkowym grudnia, zdecyduje terminowość wypłat.
Przykład 1
Firma prowadzi działalność handlową. Na początku każdego roku opracowuje plan sprzedaży. W regulaminie premiowania obowiązującym w firmie znajduje się zapis, że w przypadku wykonania przez firmę rocznego planu sprzedaży, każdy z jej pracowników otrzyma premię roczną w wysokości 25% przysługującego mu grudniowego wynagrodzenia zasadniczego brutto. Wypłata premii powinna nastąpić do 20 stycznia roku następnego.
Jeżeli plan sprzedaży na rok bieżący zostanie wykonany w całości, a pracodawca do 20 stycznia 2013 r. wypłaci wszystkim pracownikom umówioną kwotę, wówczas będzie mógł zarachować premie roczne w koszty grudnia roku 2012.
Przykład 2
Umowy o pracę przewidują, że pracownikom, jeśli są zatrudnieni w firmie nie krócej niż 12 miesięcy, przysługuje premia roczna w stałej wysokości, płatna wraz z wynagrodzeniem za grudzień. Jednocześnie umowy te stanowią, że terminem wypłaty wynagrodzenia jest ostatni dzień roboczy miesiąca. Premie z rok 2011 pracodawca wypłacił nieterminowo, bo dopiero 10 stycznia 2012 r. W tej sytuacji wydatki związane z tym świadczeniem stały się kosztem podatkowym w styczniu 2012 r.
Jeżeli regulaminowe premie roczne zostaną wypłacone pracownikom do
ostatniego dnia grudnia, wówczas składki ZUS należne od tych świadczeń
również staną się kosztem podatkowym grudnia, jeśli pracodawca uiści je
we właściwym terminie.
Pracodawca jest obowiązany opłacić składki od wynagrodzeń
pracowniczych za dany miesiąc do 15. dnia następnego miesiąca. Jeśli
jednak ustalony termin wypłaty premii rocznych przypada w następnym
roku, a pracodawca chciałby rozliczyć składki od premii w tym samym
miesiącu (roku), w którym rozliczył premie, wówczas składki należy
wpłacić do ZUS z miesięcznym wyprzedzeniem.
Może się jednak zdarzyć, że pomimo dochowania wszelkich terminów
podatkowe rozliczenie premii rocznych i składek należnych od tych
świadczeń nie będzie możliwe w tym samym roku.
Małgorzata Rymarz, doradca podatkowy
Opracowanie redakcyjne: Katarzyna Brzozowska
