Jeżeli pracodawca finansuje lub dofinansowuje swoim pracownikom zakup biletów okresowych, nie może tych wydatków odliczyć od podatku. Środki przeznaczane na ten cel są też podstawą wymiaru składek na ZUS. Odpowiednio zapisując regulamin wynagradzania można jednak uniknąć płacenia składek.
Wyłączeniu z podstawy wymiaru składek ZUS podlegają przychody, które łącznie spełniają następujące warunki:
- wynikają z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,
- mają charakter materialny, więc nie stanowią ekwiwalentu w formie pieniężnej,
- mają postać niepieniężną.
Składki do ZUS nie powinny być naliczane od przychodu, jaki uzyskuje pracownik korzystający z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji lub kiedy korzystanie z transportu publicznego odbywa się na podstawie przekazanych przez pracodawcę biletów lub pracodawca zorganizował dla pracowników transport. Zwolnienie to nie może być rozszerzone o sytuację, kiedy pracownik otrzyma określony w przepisach płacowych dodatek jako ekwiwalent pieniężny lub w postaci zwrotu kosztów za bilet okresowy.
Zakład pracy do 20 pracowników
W zakładach pracy, w których nie musi być tworzony regulamin
wynagradzania, pracodawca chcąc dofinansować bilety, może wprowadzić
regulamin wynagradzania, w którym zostanie zawarty zapis o możliwości
takiego dofinansowania. Kodeks pracy nie zabrania bowiem wprost
tworzenia regulaminu pracy w zakładach zatrudniających poniżej 20
pracowników. Pracodawca może też ustalić wydatki na zakup biletów indywidualnie w umowach o pracę.
Opodatkowanie świadczenia
Ekwiwalent pieniężny lub świadczenia pieniężne ponoszone przez pracodawcę za pracownika, m.in. dopłata do biletu miesięcznego lub jego zakup będą przychodami dla pracownika. Jeżeli więc pracodawca zdecyduje się na dopłacanie (dofinansowywanie) pracownikowi kwoty potrzebnej na zakup biletów (np. w formie refundacji), to wypłacona kwota będzie stanowiła opodatkowany przychód ze stosunku pracy. Zakład pracy ma obowiązek doliczyć ją do stałego wynagrodzenia pracownika i od łącznej kwoty pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.
Bilety udostępniane pracownikom do celów służbowych
Pracodawca, który przekazuje wykonującym w terenie zadania pracownikom (takim jak np. pielęgniarki środowiskowe, pracownicy ośrodków pomocy społecznej, goniec) bilety komunikacji miejskiej (jednorazowe lub okresowe) wydane na okaziciela i będące w dyspozycji pracodawcy, w takiej sytuacji nie uzyskuje żadnej korzyści majątkowej, a w rezultacie nie powstaje u niego przychód. Pracownicy nie odnoszą żadnej korzyści finansowej z faktu, że pracodawca wręcza im bilety na przejazdy komunikacją publiczną w godzinach pracy celem wykonywania obowiązków służbowych. W takiej sytuacji nie powstanie w ogóle przychód w podatku dochodowym od osób fizycznych, nie zaistnieje zatem konieczność odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy”.
Małgorzata Machaj, specjalista w zakresie wynagrodzeń
Zobacz także:
