Jak właściwie zaliczyć koszty gdy faktura przyjdzie później?

O ogólnych zasadach zaliczania kosztów w księgach przychodów i rozchodów pisaliśmy w artykule: Zaliczanie kosztów uzyskania przychodów - zasady ogólne

Przyjrzyjmy się szczegółowym zasadom prowadzenia księgi przychodów i rozchodów określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z zawartymi w rozporządzeniu zasadami, zapisy wydatków powinny być dokonywane raz dziennie, po zakończeniu dnia. Jeśli księgę prowadzi biura, stosuje porządek chronologiczny na podstawie dostarczonych dowodów. 

Praktyka pokazuje, że niekiedy zastosowanie tych przepisów jest utrudnione. Podatnicy niejednokrotnie dostają dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania po dacie jego wystawienia. Przekłada się to także na prowadzenie księgi przez biuro rachunkowe, które dostaje dowody wydatków z opóźnieniem. 

Może to także wpływać na przekroczenie terminów do obliczenia zaliczki miesięcznej lub kwartalnej, a w konsekwencji - niewprowadzenie określonego kosztu może prowadzić do zawyżenia dochodu, a przez to również podwyższenia należnej zaliczki na podatek dochodowy. Na tym gruncie pojawiły się wątpliwości dotyczące momentu ujmowania kosztu w PKPiR. 

Czy dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania, powinien być wykazywany w PKPiR w miesiącu, w którym został przez podatnika otrzymany (w konsekwencji także przekazany do biura rachunkowego), czy w miesiącu w którym został wystawiony - z założeniem, że w przypadku opóźnień konieczne będzie wystawienia korekt? 

Wyjaśniając przytoczone przepisy w kontekście momentu potrącenia kosztu, Minister Finansów wskazuje, że zgodnie z ogólną zasadą określoną w art. 22 ust. 4 ustawy o PIT koszty uzyskania przychodów są potrącane w roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Takie samo rozwiązanie znajduje się w art. 22 ust. 5-5c dotyczącym podatników prowadzących księgi rachunkowe. Jak widać, żadna ze wskazanych regulacji nie wskazuje innego okresu niż rok podatkowy - nie ma w nich mowy ani o miesiącu ani o kwartale. Doprecyzowanie dnia poniesienia kosztu uzyskania przychodu przez podatników prowadzących PKPiR z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT pozwala na rozliczenie kosztu podczas obliczania dochodu w konkretnym roku podatkowym. Nie oznacza, że jedynie w dniu wystawienia dowodu stanowiącego podstawę zaksięgowania w PKPiR podatnik ma prawo do potrącenia kosztu. 

Ważne: Zdaniem Ministra Finansów: “dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu uzyskania przychodu otrzymany przez podatnika lub przekazany do biura rachunkowego w późniejszym terminie, może być zaksięgowany (ujęty) w PKPiR w miesiącu, w którym został otrzymany przez podatnika bądź przekazany do biura rachunkowego. Powinno to nastąpić do końca roku podatkowego, w którym zgodnie z art. 22 ust. 4 albo ust. 5-5c ustawy PIT, koszt ten może być potrącony.”

Późniejsze wpisanie kosztu do księgi przychodów i rozchodów nie powoduje zmiany daty jego poniesienia. W kolumnie drugiej musi być wpisana data zdarzenia gospodarczego - czyli dzień wynikający z dokumentu. W kolumnie "uwagi" można natomiast opisać przyczyny późniejszego zaksięgowania.