Pracodawca, w ramach obowiązków z zakresu bhp zapewnia, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnia odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli nie może wziąć na siebie prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.
Kodeks pracy nie określa, jak kalkulować kwotę ekwiwalentu pieniężnego za pranie, ale z przepisu wynika, że zwrot ma pokrywać koszty poniesione przez pracownika czyli takie, jakie poniósł, jeżeli prał odzież w warunkach domowych lub w wysokości widniejącej na rachunku/paragonie z pralni, jeżeli korzystał z usług firmy zewnętrznej.
Należność trzeba tak oszacować, by stanowiła odbicie realnego kosztu prania, a więc uwzględniała nakład pracy, aktualny koszt zużycia energii, wody, środków piorących, amortyzację urządzenia, stopień zabrudzenia odzieży, częstotliwość prania w danym okresie np. miesiącu czy kwartale. Pracownik nie musi jednak przedstawiać każdorazowo dokumentów potwierdzających poniesiony wydatek np. faktur, rachunków, paragonów itp.