Wyjazdy służbowe prywatnym samochodem, a zwolnienie z PIT

Sprawa dotyczyła Uniwersytetu Medycznego, który chce zwracać pracownikom koszty związane z używaniem przez nich pojazdów prywatnych w związku z realizacją obowiązków pracowniczych.

Pracownicy, korzystając z pojazdów prywatnych dla celów służbowych nie będą w podróży służbowej, lecz będą się przemieszczać w obszarze wskazanym jako ich miejsce pracy (tzw. jazdy lokalne). Wyjaśniono, że przysługujący pracownikom zwrot kosztów przejazdu stanowić będzie iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu – ustalonej przez pracodawcę, która nie będzie wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym.

Wskazano, że stosownie do § 2 rozporządzenia ministra infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli, motorowerów niebędących własnością pracodawcy – wydanego na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym – koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, wskazanych w rozporządzeniu.

Wątpliwości dotyczyły tego, czy dokonywany na rzecz pracowników zwrot kosztów używania pojazdów prywatnych na cele służbowe do jazd lokalnych – w wysokości ustalonej na podstawie rozporządzenia – stanowić będzie dla tych pracowników przychód w rozumieniu ustawy o PIT, a w konsekwencji – czy na uniwersytecie będą spoczywać obowiązki płatnika z tego tytułu.

Organ podatkowy uznał, że otrzymywana przez pracownika kwota wypłacana tytułem zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w związku z użyciem prywatnego samochodu w jazdach lokalnych dla celów służbowych powoduje powstanie po stronie pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Sprawa trafiła do WSA w Poznaniu.

Sąd przyznał rację organom podatkowym i potwierdził tym samym, że zwrot kosztów pracownikowi za używanie pojazdu do celów służbowych, w przypadkach, w których ustawa wprost nie przewiduje zwolnienia podatkowego tego przychodu, powinien być traktowany – zgodnie z treścią art. 12 ustawy o PIT – jako przychód związany ze stosunkiem pracy.

KOMENTARZ EKSPERTA Czy zwrot wydatków pracownikowi stanowi jego przychód? Katarzyna Berej-Bartoszczyk, starszy konsultant w Accreo sp. z o.o.

Szeroka definicja przychodów zawarta w ustawie o PIT nikogo nie zaskoczy. Mamy świadomość, że są nimi otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika pieniądze i wartości pieniężne oraz wartości otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Jednocześnie polski ustawodawca przewidział pokaźną listę zwolnień (w samym tylko art. 21 ust. 1 ustawy o PIT dotyczącym zwolnień są 143 punkty).

Zwróćmy uwagę, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są zwroty kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli:

• obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw.

Przy czym limit zwolnienia ograniczony jest do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (tzw. kilometrówka), jeżeli:

• przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Do tej pory wydawało się, że w tym katalogu znajduje się zwrot wydatków poniesionych przez wszystkich pracowników wykorzystujących prywatne pojazdy w ramach jazd lokalnych. Takie wnioski można było wywieść z interpretacji indywidualnych wydawanych jeszcze do niedawna przez dyrektorów izb skarbowych (np. nr IPPB4/4511-1369/15-2/MS, IPPB4/4511-3-95/15-2/JK3; później zmienionych: DD3.8222.2.29.2016.IMD, DD3.8222.2.13.2016.KDJ). Organy podatkowe, powołując się na wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13), wskazywały, że „(…) otrzymywana przez pracownika kwota wypłacana tytułem zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w związku z użyciem prywatnego samochodu w jazdach lokalnych (niebędących podróżą służbową w rozumieniu kp) jest świadczeniem poniesionym w interesie pracodawcy, bo to jemu przynosi konkretną i wymierną korzyść w postaci prawidłowo i efektywnie wykonanej przez pracownika pracy”.

Jednak przepis dotyczący zwolnienia został odczytany na nowo. Efekty takiej wykładni możemy znaleźć m.in. w interpretacji indywidualnej wydanej jeszcze przez dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w 15 lipca 2016 r., nr ILPB1/4511-1-679/16-2/KS, która została potwierdzona przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z 14 września 2017 r. o sygn. I SA/Po 1532/16.

Organy uważają, że ze zwolnienia mogą skorzystać pracownicy takich zakładów pracy, które mają ustawowy obowiązek zwrotu tego typu kosztów, albo dla których ustawy przewidują możliwość przyznania takiego prawa. W praktyce jest niewiele ustaw, które bezpośrednio regulują takie sytuacje.

WSA wyjaśnił, że w kontekście zwrotu przez pracodawcę wydatków poniesionych przez pracowników z tytułu wykorzystania pojazdów prywatnych nie można powoływać się również na art. 34a ustawy o transporcie drogowym, ponieważ nie został tam wprost przewidziany taki obowiązek. W tej ustawie jest przewidziana tylko możliwość używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, a na podstawie rozporządzeń miały zostać określone warunki ustalania oraz sposób dokonywania zwrotu kosztów używania pojazdów.

WSA w Poznaniu, powołując się na wyrok NSA z 4 listopada 2009 r. o sygn. II FSK 915/08 potwierdził stanowisko organów, że zwolnienie jest możliwe do zastosowania w przypadku pracowników, wobec których taki obowiązek został wskazany w konkretnej ustawie, np. o lasach.

W kontekście wydanego orzeczenia nie będzie również możliwe powołanie się na wyrok Trybunału Konstytucyjnego, ponieważ zwrot wydatków ma charakter pieniężny, a Trybunał odnosił się do nieodpłatnych świadczeń.

Kwota wypłacana pracownikowi będzie stanowić przychód pracownika w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, który powinien być opodatkowany wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy. Na pracodawcy z tytułu tych świadczeń ciążą obowiązki płatnika określone w ustawie o PIT.

Wyrok WSA w Poznaniu z 14 września 2017 r., sygn. akt I SA/Po 1532/16

Polecamy w Portalu FK:

18 ważnych zmian w podatkach dochodowych od 1 stycznia 2018 r. Sprawdź, co to dla Ciebie oznacza