Fakturą jest każdy dokument zawierające wymagane dane

Data: 06-12-2013 r.

Od nowego roku obowiązują wprowadzone do ustawy o VAT definicje faktury i e-faktury. Na uwagę zasługuje w szczególności dość liberalne podejście ustawodawcy do faktur elektronicznych. Jest, więc szansa, że spory z fiskusem w kwestii tego, co jest a co nie jest takim dokumentem odejdą do lamusa.

Wprowadzona deﬁnicja faktury (art. 2 ustawy o VAT pkt 31) jest odwzorowaniem regulacji zawartej w art. 218 dyrektywy 2006/112/WE z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Przyjęcie tej definicji uzasadnia przede wszystkim potrzeba wyeliminowania wszelkich wątpliwości związanych z rozumieniem tego pojęcia. Od 1 stycznia 2014 roku nie ma już wątpliwości, że fakturą jest dokument zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi.

Należy jednak pamiętać, że nie każdy dokument elektroniczny będący fakturą w myśl tej definicji jest fakturą elektroniczną. Tego typu dokument zgodnie z nowo dodanym art. 2 pkt 32 ustawy o VAT (podobnie jak faktura papierowa) musi zawierać elementy wymagane przepisami. Dodatkowo, aby faktura mogła zostać uznana za elektroniczną, musi być wystawiona i otrzymana w formacie elektronicznym. Wybór tego formatu spoczywa na podatniku.

W konsekwencji faktura elektroniczną jest przykładowo wiadomość e-mail z załącznikiem w formacie PDF lub faks otrzymany elektronicznie. Co ważne – faktury tworzone w formatach elektronicznym przez programy księgowe lub edytory tekstu, które zostały wysłane lub otrzymane w formie papierowej, nie są uznawane za faktury elektroniczne, ale za faktury papierowe. Natomiast dokumenty papierowe, które zostaną zeskanowane i przesłane emailem, są fakturami elektronicznymi pod warunkiem, ze wersja papierowa nie została wprowadzona do obrotu.

Aby faktura mogła zostać uznana za wystawioną, sprzedawca (albo osoba trzecia działająca w ich imieniu) bądź nabywca lub usługobiorca w przypadku samofakturowania, musi udostępnić fakturę w taki sposób, aby jej odbiorca mógł ją otrzymać. Chodzi tu przede wszystkim o przekazywanie e-faktury bezpośrednio jej odbiorcy poprzez np. wiadomość e-mail, bezpieczne połączenie albo za pośrednictwem portalu internetowego. Faktura jest otrzymana wtedy, gdy dotrze do odbiorcy. Momentem tym będzie przykładowo jej pobranie z portalu internetowego lub wpływ wiadomości e-mail zawierającej fakturę elektroniczną na serwer pocztowy odbiorcy.

Podstawa prawna: art. 2 pkt 31 i 32 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.) w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2014 r.

Jan Kolski, specjalista podatkowy

Zobacz także:

Tagi: faktura