Szczegółowe regulacje dotyczące zasad wystawiania faktur, dane które powinny zawierać faktury oraz sposób i okres ich przechowywania zawiera rozporządzenie wykonawcze do ustawy o VAT. Zgodnie z nim faktury dokumentujące czynności, których podstawą opodatkowania jest marża, winny zawierać wyrazy VAT-marża oraz następujące elementy:
- jako „faktura VAT marża” (tzn. w tytule faktury zamiast oznaczenia faktura VAT może znaleźć się oznaczenie „faktura VAT marża”) lub
- przez odesłanie do przepisów:
– art. 119 ustawy o VAT lub art. 306 Dyrektywy (w przypadku usług turystyki) lub
– art. 120 ustawy o VAT lub art. 313 Dyrektywy (w przypadku szczególnej procedury opodatkowania dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich oraz antyków).
Status faktury VAT marża ma zarówno faktura z oznaczeniem faktura VAT marża, jak i faktura VAT zawierająca odesłanie do ww. przepisów.
Faktura VAT marża powinna zawierać następujące dane:
- imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
- numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,
- numer kolejny faktury (analogicznie jak w przypadku „zwykłych” faktur nie ma obecnie obowiązku oznaczania egzemplarzy faktur VAT marża wyrazami ORYGINAŁ oraz KOPIA),
- dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
- miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
- kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.
Ponadto, stosownie do § 5 ust. 9 rozporządzenia o fakturach, w przypadkach gdy usługa turystyki w całości lub w części jest świadczona poza Wspólnotą, a nabywcą jest podatnik, w wystawionej fakturze oprócz kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem wykazuje się odrębnie tę część kwoty należności, do której ma zastosowanie stawka 0 proc.
