Jak prawidłowo skorygować rozliczenia po wystawieniu błędnej faktury

Podatnik VAT jest zobowiązany do wystawiania swoim kontrahentom (firmom) dokumentów sprzedaży, z kwotami netto oraz odpowiednią stawką podatku. Na podstawie art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT wprzypadku, gdy po wystawieniu faktury podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury ‒ należy wystawić fakturę korygującą.

Poprawna faktura korygująca

Prawidłowy dokument korygujący sprzedaż, powinien zawierać przynajmniej:

• wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”,

• numer kolejny oraz datę jej wystawienia,

• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca, np. datę, imiona i nazwiska, nazwę kupującego i sprzedawcy, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;

• przyczynę korekty,

• jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego (odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej),

• prawidłową treść korygowanych pozycji.

Trzeba jednak pamiętać, że faktury korygujące nie wymagają podpisów stron, a obowiązek ich dostarczenia do nabywcy ma sprzedający.

Faktura zwiększająca cenę towaru/usługi

Ustawa o VAT nie reguluje, w którym momencie należy skorygować podatek in plus, czylipodwyższyć VAT w związku np. z błędnie określoną stawką na fakturze. Należy więc odnieść się do ugruntowanej liniiorzeczniczej (np. wyroki NSA z 25 lutego 2011 r., sygn. akt I FSK 213/10 oraz 5 grudnia 2013 r., sygn. akt I FSK 171/12). W tych orzeczeniach sąd przypomniał, żew zależności od przyczyny wystawienia faktury korygującej, różny jest termin ujęcia jej w rozliczeniach. Podatnik, który przy wystawieniu faktury pierwotnej pomylił się tylko w cenie, stawce lub kwocie podatku, zaniżając podstawę opodatkowania, fakturę korygującą powinien uwzględnić przez korektę wielkości podatku należnego z odniesieniem do okresu rozliczeniowego, za który nieprawidłowo go zadeklarowano. Skorygowanie podatku nastąpi więc w deklaracji za okres, w którym podatnik rozliczył fakturę pierwotną, gdyż wówczas doszło do zaniżenia zobowiązania podatkowego.

Inaczej trzeba rozliczyć korektę, gdy po dokonaniu transakcji zaistnieją nowe zdarzenia, które wpływają na zobowiązanie podatkowe, np. podwyższenie ceny na skutek nieprzewidzianych okoliczności. W takim wypadku korekta powinna zostać uwzględniona w rozliczeniu za miesiąc, w którym to zdarzenie nastąpiło.

Rozliczenie korekty przy obniżeniu zapłaty

Błędne zawyżenie stawki VAT powoduje, że fakturę korygującą podatek (in minus), trzeba rozliczyć stosując art. 29a ust. 13 i 14 ustawy o VAT. Z takim przypadkiem możemy mieć do czynienia, gdy pierwotnie zastosowano wyższą stawkę VAT, a później okazało się, że właściwa jest niższa wysokość podatku.

Uwaga

Sposób rozliczenia korekty faktury zależy od przyczyn tej korekty.

Przykład: Korekta faktury in minus

Firma JOTKA otrzymała 5 lutego korektę faktury, na której zmniejszono stawkę VAT z 23% do 8%. Potwierdzenie dla sprzedawcy wystawiono i doręczono 10 marca. Przedsiębiorca, który skorygował stawkę VAT może dokonać korekty deklaracji obejmującej fakturę z zawyżonym podatkiem dopiero w deklaracji za marzec.

Taka sytuacja powstała m.in. przy stosowaniu stawki VAT na usługi montażu stałej zabudowy w budynkach budownictwa społecznego. Pierwotnie organy podatkowe nakazywały stosowanie do takich usług stawki 23%. Dopiero uchwała NSA z 24 czerwca 2013 r. (sygn. akt I FPS 2/13) jednoznacznie stwierdziła zasadność stosowania obniżonej stawki i ujednoliciła orzecznictwo sądów administracyjnych. Sąd stwierdził wówczas, że świadczenie kompleksowe polegające na zaprojektowaniu, dopasowaniu oraz montażu komponentów w sposób tworzący wraz z elementami konstrukcyjnymi obiektu budowlanego lub jego części trwałą zabudowę meblową, wykonywane w obiektach budowlanych zaliczanych do budownictwa objętego społecznym programem mieszkaniowym, stanowi usługę modernizacji, objętą 8% podatkiem. W konsekwencji w takich przypadkach (kiedy sąd nakazuje stosować stawkę niższą niż fiskus) podatnik, który zastosował się do interpretacji podatkowej może skorygować pierwotnie wystawione faktury z 23% stawką.

Na podstawie art. 29a ust. 13 i 14 ustawy o VAT, gdy stwierdzono pomyłkę w kwocie podatku na fakturze pierwotnej, skutkującą zawyżeniem kwoty podatku należnego, można obniżyć podstawę opodatkowania. Warunkiem zastosowania niższego VAT jest posiadanie, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania tej korekty.

Uwaga
Korekty in minus (zmniejszenia stawki VAT), nie dokonuje się wstecznie (czyli za okres, w którym wykazano tę transakcję w deklaracji VAT), lecz na bieżąco – w miesiącu (kwartale) otrzymania korekty przez nabywcę (pod warunkiem posiadania potwierdzenia jej otrzymania).

Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji za dany okres rozliczeniowy uprawnia wystawcę do uwzględnienia korekty za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano. Na podstawie natomiast art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT, warunek posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę nie jest konieczny. Tego obowiązku nie stosuje się, gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.

Ile czasu na korektę

Przepisy ustawy o VAT nie regulują terminu, w jakim należy wystawić fakturę korygującą. Oczywiście powinno to nastąpić jak najszybciej po zauważeniu pomyłki lub wystąpieniu innego zdarzenia skutkującego obowiązkiem korekty rozliczeń. Należy bowiem pamiętać, że istnieją terminy przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dotyczy to też należności wynikających z rozliczenia VAT. Wygasłych przez przedawnienie zobowiązań podatkowych nie można – rzecz jasna – skorygować. Oznacza to, że organy podatkowe nie uwzględnią korekty faktur dotyczących takich nieistniejących należności.

Korekty tego dokumentu sprzedaży trzeba więc dokonać przed upływem 5 lat, licząc od końcu roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Podstawa prawna:

Art. 29a ust. 13-14 i ust. 15 pkt 4, art.106e ust. 1 oraz art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r. poz. 106 ze zm.).