Komisja Europejska mówi "tak" obowiązkowym e-fakturom

Krajowy System e-Faktur uzyskał aprobatę Komisji Europejskiej. Elektroniczny system ma zapewnić firmom większe bezpieczeństwo, przy jednoczesnym ułatwieniu rozliczeń.  Umożliwia on wystawiania i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Mają one format XML. KSeF czyli właśnie Krajowy System e-Faktur jest dostępny od 1 stycznia 2022 r. 

Ważne: Faktury ustrukturyzowane działają obecnie jako jedna z form dokumentacji. Funkcjonują na rynku jednocześnie z papierowymi i elektronicznymi dokumentami. 

Obecnie to rozwiązanie jest dobrowolne. Jest już zgoda Komisji Europejskiej. Jeśli rozwiązanie zaakceptuje również Rada UE, to Ministerstwo Finansów wprowadzi Krajowy System e-Faktur jako rozwiązanie obowiązkowe dla biznesu. 

Ważne: 30 marca 2022 r. Komisja Europejska przygotowała i skierowała do Rady Europejskiej projekt decyzji upoważniającej Polskę do wprowadzenia systemu elektronicznego fakturowania jako obowiązkowego. 

Przewiduje się, że KSeF będzie obowiązkowy już od 2023 r.  Póki co mamy zapowiedź, że przedsiębiorcy będą mieli wystarczającą ilość czasu, aby przygotować się do nowych wymogów. Jak wyjdzie w praktyce? Trzeba trzymać kciuki, żeby zapowiedź faktycznie była realna.   

KSeF ma być dostępny zarówno dla przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT jak i czynnych podatników VAT.  Mogą z niego korzystać również podatnicy zidentyfikowani do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy posługują się polskim numerem NIP. 

e-Faktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać za pomocą bezpłatnych narzędzi utworzonych przez Ministerstwo Finansów, ale dostępne będą także programy komercyjne. 

Dostarczanie e-Faktur będzie następowało także elektronicznie. Po wystawieniu faktura będzie przesyłana z systemu finansowo-księgowego do centralnej bazy Ministerstwa Finansów. Z tego systemu kontrahent będzie mógł ją pobrać. 

Dostęp do KSeF będzie możliwy po uwierzytelnieniu z wykorzystaniem podpisu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. 

Z takim rozwiązań mogą korzystać jedynie osoby fizyczne. Przedsiębiorcy niebędący osobami fizycznymi muszą wystąpić do naczelnika urzędu skarbowego. Na druku ZAW-FA składają zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień z KSeF. Wyznaczają w ten sposób osobę fizyczną, która zarządza uprawnieniami w systemie.

Jak to zwykle bywa w przypadku nowych rozwiązań prawnych Ministerstwo przewiduje same korzyści dla przedsiębiorców. Na pierwszym miejscu koszty przechowywania - bo KSeF zajmie się tym przez 10 lat. Ministerstwo zapowiada, że taki system będzie niezwykłym usprawnieniem obrotu gospodarczego i przyczyni się do szybszej wymiany danych między kontrahentami, a tym samym sprawniej przeprowadzanych rozliczeń. Faktury ustrukturyzowane uprawnią podatnika VAT do zwrotu podatku od wartości dodanej w terminie 40 dni - a nie 60 dni. Przedsiębiorcy nie będą musieli wysyłać organom podatkowym Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Organy podatkowe będą miały dostęp do wszystkich danych poprzez KSeF.