Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usług, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Ponadto dokonane wydatki powinny być w sposób prawidłowy udokumentowany.
Szczegółowe zasady wystawiania faktur odnaleźć można w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy o VAT wydanym przez ministra finansów. Dokonując analizy przepisów tego rozporządzenia, należy stwierdzić, że tak zwana faktura pro forma nie jest fakturą VAT w rozumieniu przepisów regulujących podatek od towarów i usług. Dokument o nazwie faktura pro forma w obrocie handlowym pełni jedynie rolę oferty handlowej. W zasadzie jest ona wystawiana przed zawarciem transakcji towarowej i przysyłana przez dostawcę razem z ofertą lub potwierdzeniem przyjęcia zamówienia do wykonania.
Faktura taka nie stanowi żadnego dowodu potwierdzającego dokonanie transakcji handlowej (nabycia lub dostawy towarów i usług), nie jest także dokumentem księgowym. Jej wystawienie nie rodzi bowiem skutków w zakresie powstania obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług, a jej posiadanie nie uprawnia nabywcy do odliczenia podatku naliczonego w niej zawartego. Dla rozliczeń prawno-podatkowych pozostaje dokumentem obojętnym.
W konsekwencji faktura pro forma nie jest dokumentem z którego możemy odliczyć podatek VAT do odliczenia podatku VAT.
Jest ona jedynie wewnętrznym dokumentem rozliczeniowym podatnika, na podstawie którego kontrahent dokonuje zapłaty. Nie wywiera on natomiast żadnych skutków w sferze rozliczeń podatkowych, co powoduje, że nie można odliczyć z niej podatku VAT.
Takie stanowisko potwierdzają również organy podatkowe, tytułem przykładu można wskazać pismo Naczelnika Urzędu Skarbowego w Wieruszowie, nr US-III/443-3/07, z 6 czerwca 2007 r., gdzie stwierdzono:
„(…)1. Według słownika wyrazów obcych autor Władysław Kopaliński, pro forma łac. oznacza dla pozoru, prowizoryczny, tymczasowy.
2. Leksykon biznesu autor J. Penc , faktura pro forma to faktura fikcyjna. Wprawdzie zawiera wszystkie elementy faktury handlowej, jest jednak wystawiona nie jako dowód wykonania transakcji handlowej, lecz przed jej zawarciem i przesyłana przez dostawcę razem z ofertą lub potwierdzeniem przyjęcia zamówienia do wykonania, ewentualnie przedkładana w ślad za towarami wysyłanymi na prośbę na sprzedaż konsygnacyjną.
Biorąc pod uwagę przytoczone powyżej przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, która nie odnosi się do faktur pro forma, jak również posiłkując się słownikową definicją znaczenia dokumentu faktura pro forma, należy stwierdzić, że przedmiotowa faktura z adnotacją pro forma nie ma charakteru faktury handlowej, a zatem nie rodzi żadnych skutków podatkowych zarówno po stronie wystawcy jak i nabywcy, tym samym podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tej faktury. W rozumieniu przepisów prawa, faktura taka może jedynie stanowić dowód zastępczy do czasu otrzymania właściwej faktury VAT (…)”.