Posługiwanie się internetem w przesyłaniu dokumentów księgowych stało się możliwe bez zbędnych formalności, gdyż rozporządzenie ministra finansów, które obowiązuje od 1 stycznia 2013 r., nie zawiera warunku, aby przesyłanie, w tym udostępnianie faktur w formie elektronicznej, wymagało jednoznacznej zgody odbiorcy (taki warunek istniał do końca 2012 roku).
Rozporządzenie ministra finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej dostosowało przepisy polskie do regulacji unijnych wynikających ze zmian wprowadzonych dyrektywą Rady 201/45/UE, które zmieniły dyrektywę 2006/112/WE. Oznacza to, że faktury mogą być przesyłane zarówno w formie tradycyjnej, czyli na papierze, jak i drogą elektroniczną i mają taki sam walor dokumentu podatkowego. Faktury elektroniczne są traktowane tak samo jak faktury papierowe, umożliwiając firmom wybór rozwiązania fakturowania VAT, który jest dla nich najlepszy.
Akceptacja internetowych dokumentów
Wystarczającą przesłanką do uznania akceptacji nabywcy na otrzymywanie e-faktur będzie zapłata za należność wykazaną w wysłanej w ten sposób fakturze. Dopiero, gdy kontrahent nie opłaci tej należności, podatnik będzie musiał zwrócić się z prośbą o wyrażenie zgody na przesłanie faktury w sposób elektroniczny.
Za akceptację można uznać też zgodę przyszłego
odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, której efektem będzie np. przyjęcie
przez podatnika otrzymanej w formie elektronicznej faktury do
realizacji, w tym do jej uregulowania.
W
każdym przypadku decyzja o przesyłaniu faktur w formie elektronicznej
pozostaje kwestią porozumienia między kontrahentami. Szczegółowe
kwestie dotyczące sposobu wyrażania lub cofnięcia zgody przez
odbiorcę na przesyłanie faktury w formie elektronicznej powinny stanowić
element umowy zawartej miedzy stronami transakcji.
Nie
istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści
akceptacji wysyłania faktur w formie elektronicznej. Oznacza to, że można
przyjąć zgodę otrzymaną ustnie (w tym telefonicznie), e-mailem. Za taką
zgodę można uznać dokonanie płatności za należność wynikającą z faktury
wysłanej do odbiorcy jedynie w formie elektronicznej. Stanowi to
akceptację odbiorcy faktur, o której mowa w § 3 rozporządzenia z 20
grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej,
zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu
lub organowi kontroli skarbowej (zob. interpretacja indywidualna
dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 3 kwietnia 2013 r.,
IPTPP2/443-51/13-2/JN).
Niezmienność danych na fakturze
Z rozporządzenia wynika, że e-faktury mogą być przesyłane w dowolnym formacie cyfrowym (np. pliku PDF), pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Mają temu służyć kontrole biznesowe, które zapewnią wiarygodną weryfikację między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Kontrole te powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz muszą uwzględniać liczbę i wartość transakcji, jak również liczbę i rodzaj dostawców lub czy usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.
Autentyczność i integralność dokumentu
Autentyczność pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści faktury to niezmienność danych zawartych na dokumencie elektronicznym.
Przykładem kontroli biznesowej, jaką podaje Ministerstwo Finansów w wyjaśnieniach na swojej stronie internetowej (www.mf.gov.pl) jest dopasowywanie do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy lub wezwanie do zapłaty.
Dodatkowo autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku korzystania z:
-
bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
-
elektronicznej wymiany danych (EDI), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
Dane, jakie należy umieścić na fakturze elektronicznej, są takie same jak w przypadku faktur wystawianych w formie papierowej. W przypadku przesyłania odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury w formie elektronicznej, dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile jeśli dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.
Przechowywanie e-dokumentacji
Faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób, zapewniający:
-
autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
-
łatwe ich odszukanie;
-
organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.
Podatnicy, którzy posiadają siedzibę firmy w Polsce, powinni przechowywać e-faktury na terytorium kraju. Jednak gdy faktury są przechowywane w innym państwie, w formie elektronicznej, należy umożliwić organowi podatkowemu dostęp do nich on-line.
W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:
-
podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy,
-
nabywca, przesyła je, w tym udostępnia, podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
-
nabywca, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji, przesyła je, w tym udostępnia, wystawcy faktury,
-
organ egzekucyjny lub komornik sądowy, przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy i dłużnikowi
- zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.
Archiwizacja faktur papierowych
Organy podatkowe uznają również możliwość przechowywania w formie elektronicznej dokumentów wystawionych na papierze. Otrzymane w formie papierowej oryginały faktur VAT zakupu mogą być przechowywane jedynie w formie zapisów obrazów elektronicznych. Musi być jednak zachowany proces obiegu dokumentów (faktur zakupu).
Taki sposób ewidencji i przechowywania dokumentów w formie obrazów elektronicznych musi wypełniać na każdym z etapów, poczynając od otrzymania dokumentu (faktury), aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego wymagania określone w § 20a i 21 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
Przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednak sposób ten ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Możliwe jest archiwizowanie części faktur wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej.
Podatnik jest uprawniony do prowadzenia archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanów dokumentów. Uznał dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 2 kwietnia 2013 r., nr ITPP3/443-16a/13/MD, stwierdzając, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków, istnieje uprawnienie do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w postaci skanów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej.
Bogdan Świąder, ekspert podatkowy
Zobacz także:
