Wykorzystywanie przez podatnika do celów prowadzonej działalności własnego lokalu mieszkalnego, przez wyłączenie jego części lub całości z funkcji mieszkalnej, jest podstawą do zaliczenia w koszty tej działalności wydatków związanych z utrzymaniem tego lokalu. Dotyczy to takich kosztów, jak czynsz, energia elektryczna, koszty rozmów telefonicznych z telefonu zainstalowanego w tym lokalu, inne media, np. gaz, woda.
Zasadnicze znaczenie ma w tym przypadku określenie, jaka powierzchnia lokalu mieszkalnego przypada na działalność gospodarczą. Określenie tej powierzchni powinno być wiarygodne. Podatnik może przeznaczyć na działalność jeden z pokoi. W sytuacji gdy z różnych względów jest to niemożliwe, powinien określić powierzchnię lokalu zajmowaną na działalność gospodarczą.
Wydatki związane z opłatami za czynsz, prąd, wodę, gaz, telefon i ogrzewanie w części przypadającej na działalność gospodarczą powinny być udokumentowane dowodem wewnętrznym. Podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na wymienione cele. W tym przypadku będą to faktury VAT, rachunki, książeczki czynszowe. Każdy dowód wewnętrzny powinien posiadać datę, podpis osoby, która dokonała wydatków, nazwę zakupionego towaru, ilość, cenę jednostkową oraz wartość, zaś w sytuacji innej niż zakup towaru - przedmiot operacji gospodarczej i wysokość kosztu.
Podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na wymienione cele. W tym przypadku będą to faktury VAT, rachunki, książeczki czynszowe. Każdy dowód wewnętrzny powinien posiadać datę, podpis osoby, która dokonała wydatków, nazwę zakupionego towaru, ilość, cenę jednostkową oraz wartość, zaś w sytuacji innej niż zakup towaru - przedmiot operacji gospodarczej i wysokość kosztu. Potwierdzenie takiego stanowiska można znaleźć w postanowieniu Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego Łódź-Bałuty wydanym 28 marca 2006 r. (nr I USB I-2/415-31/06):
"(...) wydatki związane z eksploatacją lokalu, o których mowa w omawianym przypadku w tej części, w której przypadają na działalność gospodarczą, stanowią koszt uzyskania przychodów. Na udokumentowanie zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów dotyczących niektórych (kosztów) wydatków mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
Wspomniane dowody mogą dotyczyć wyłącznie wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele. Reasumując, jeśli wydatki związane z eksploatacją lokalu w części przypadającej na działalność gospodarczą stanowią 10 proc. kwoty obejmującej całość opłat eksploatacyjnych za ten lokal, to stanowią one w tej części koszty uzyskania przychodów (...)".
