Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, iż jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.
Zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania jest uzależnione od ich prawidłowego udokumentowania. Dowody księgowe zewnętrzne, muszą być:
- rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,
- wystawione niezwłocznie, bezpośrednio po zdarzeniu gospodarczym,
- kompletne, a ich treść musi być pełna i zrozumiała, natomiast stosowane skróty możliwe do identyfikacji,
- czytelne - dotyczy to zarówno oryginałów, jak i kopii - bez względu na technikę, w jakiej są one sporządzane,
- sporządzone z należytą starannością,
- wolne od błędów rachunkowych,
- sporządzone w sposób trwały,
- wystawione głównie w języku polskim, a w przypadku dowodów sporządzanych w innym języku należy zapewnić ich tłumaczenie na żądanie organów kontroli, a także
- wartości liczbowe muszą być przedstawione w złotych i groszach (dwa miejsca po przecinku).
Dane zawarte na paragonie fiskalnym, który pracownik przedłoży do rozliczenia, nie odpowiadają jednak w pełni danym, które powinien zawierać dowód księgowy (art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Paragon jako samodzielny dokument nie spełnia warunków wymaganych do uznania go za dowód księgowy. Do udokumentowania tego wydatku niezbędne jest uzupełnienie wymaganych danych, a także oświadczenie pracownika, w jakim celu korzystał z wydatku udokumentowanego paragonem i dlaczego nie uzyskał faktury.
W przypadku posiadania paragonu przedsiębiorca powinien więc uzupełnić brakujące dane, wystawiając w tym celu np. dowód wewnętrzny.
Podatnicy w podróżach służbowych za granicą nie mają możliwości żądania od podmiotu zagranicznego faktury VAT. W takim wypadku organy podatkowe zgodnie z ugruntowaną linią orzeczniczą dopuszczają możliwość zaliczenia takich wydatków do kosztów.
Również organy podatkowe dopuszczają możliwość zaliczenia takich wydatków do kosztów. Takie stanowisko możemy odnaleźć w piśmie Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków – Krowodrza z 6 listopada 2006 r., nr PBII/423/23/06, w którym możemy przeczytać:
„(…)w sytuacji, gdy brak jest możliwości udokumentowania wydatków poniesionych za granicą fakturą VAT, w celu zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów należy transakcję poświadczyć dodatkowym dowodem zastępczym, który będzie uzupełniony o brakujące elementy wyszczególnione w art. 21 ust 1 ustawy o rachunkowości.
