Przepisy wymagają, aby - gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej za pomocą kasy rejestrującej - do kopii faktury podatnik dołączył paragon dokumentujący tę sprzedaż. Takiego obowiązku nie ma tylko wtedy, gdy:
- sprzedaż dokumentowana jest fakturą emitowaną za pomocą kasy rejestrującej,
- wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z dniem wydania towaru. Wtedy też nabijana jest transakcja na kasie fiskalnej. W oparciu o miesięczny wydruk z kasy rejestrującej sporządzana jest deklaracja VAT. Zatem późniejsze wystawienie faktury nie wpływa na rozliczenie tego podatku. Przepisy rozporządzenia w sprawie zasad wystawiania faktur VAT informują wprawdzie o konieczności wystawienia faktury w ciągu siedmiu dni od daty sprzedaży, ale przepis ten nie dotyczy sytuacji, gdy sprzedaż została już zarejestrowana w kasie fiskalnej.
Jednak na podstawie art. 87 § 4 Ordynacji podatkowej informujący, że podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie jego wystawienia zostało zgłoszone po upływie trzech miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Zatem dopiero po upływie trzech miesięcy od daty sprzedaży można odmówić wystawienia faktury.
